Ulrika Forsman på Ledarna gästbloggar

Ulrika Forsman, VD-, ordförande- och styrelsesekretetare på Sveriges chefsorganisation Ledarna gästbloggar kort idag för att återkomma om någon vecka.

Idag är det fredag och fredagar är nästan alltid mötesfria på Ledarna. Ordförande Annika Elias veckopendlar och är oftast i Göteborg på fredagar och VD Per Hedelin jobbar oftast med skrivarbete från sitt hemma kontor på fredagar. Fredagar brukar jag få mycket gjort, ofta tar jag tag i sådant som jag själv nedprioriterar under veckan som uppdateringar på Intranätet rensning av pappershögar och uppdaterar mig i vad som händer på de andra avdelningarna i huset.

I går var jag på nätverksträff, jag är med i EUMA och det var höstseminarium med temat bli mästare på utvecklingssamtal - hur man sätter mätbara mål för Executive Assistants. Det var inspirerande och roligt, med handfasta tips från föreläsarna Johanna Nargell och Marc Platten från Oriflame. För mig kändes det i högsta grad aktuellt för vi är mitt i arbetet inför verksamhetsplaneringsveckan och satt under dagen med chefsgruppen och pratade om mätbara mål på våra prioriterade områden.

Pågående arbeten på mitt skrivbord just nu:

1.Planering av Presidiets studieresa till New York och Washington där jag i eftermiddag har telefonkonferens/projektmöte med VD och teamet från Business Sweden under ledning av Vivianne Gillman, head of New York office Business Sweden. Business Sweden har i uppgift att sätta ihop ett företagsbesöksprogram under studieresan som äger rum i början av NOVEMBER.

2. Möteskalendariet över 2015, samtliga styrelsemöten har varit uppe i styrelsen och godkänts. Nu ska jag addera ledningsmöten, chefsforum, verksamhetsplaneringsveckan, personalforum, personalkonferenser och "hur går det för oss". Till min hjälp har jag HR-chefen, det är skönt att vara två. Jag blir lätt galen av att sitta och bläddra i kalendrarna för att hitta rätt intervall och luckor i de redan fullspäckade kalendrarna. VD sitter dessutom med i flera andra styrelser och så gör även några av de andra i ledningen, det förenklar inte mitt jobb. :) Detta måste bli klart idag, kommer dock justeras….

3. Två gånger per år har Ledarna något som heter förbundsrådet och det är ordföranden i Ledarnas 20 branschföreningar som bjuds in till möte med styrelsen. För att få veta vad som är på gång och vilka stora frågor vi står inför just nu. Detta möte ligger också på mitt bord, vi kan som tur är vara i våra egna fina nyrenoverade lokaler för mötet. Hotell, restaurang, mat och catering med personal bokar jag externt. Aktiviteten är i NOVEMBER

4. Styrelsens internat 2015,  där har jag just bokat på Riva del Sole och med hjälp av resebyrån CWT har jag redan bokat samtliga flyg för bästa pris. Återstår inom kort att boka in rätt typ av boende till var och en på plats. Givetvis är det mycket annat kvar att planera för genomförandet av själva mötet på plats. Förarbetet till styrelsens program framarbetas under Presidiets möte i New York och Washington. Jag deltar inte i Presidiet. Äger rum i JUNI

5. Planering av styrelsens studieresa till Bryssel. Där är programmet nu klart, med studiebesök på Parlamentet och några företagsbesök. Styrelsen har även ett inplanerat besök på CEC European managers confederation vår ordförande är även President i CEC. Hotell, konferensrum, restauranger och mat har jag bokat. Nu startar mitt arbete med att sammanställa och layouta handlingar till styrelsemötet som vi har delat upp i flera etapper under vistelsen. Vi använder Directors Desk för våra handlingar till våra styrelsemöten. Det är med andra ord elektroniska handlingarna som ska ut en vecka innan styrelsemötet. Detta är mitten av OKTOBER.

 Det som skiljer sig mest i min roll idag från tidigare arbetsgivare är att jag har flera aktiviteter med en mer långsiktig planering. I och med att styrelsens agenda då den väl är satt ändrar vi inte i. Allt är självklart inte av det långsiktiga slaget. Många möten och luncher bokas och bokas om med kort varsel. Styrelsen består av 12 ledamöter som är förtroendevalda på fyra år. Nyval gjordes i maj i år. Efter valet fick vi fem nya ledamöter och de andra valdes om. Nya ledamöter tillför av förklarliga skäl en hel del fler frågor som hamnar bland annat hos mig. Mina utmaningar är nog ingenting i jämförelse med vilka utmaningar de som jobbar med administrationen i riksdagen står inför.

 

Nu åter till arbete. BTW Jag stormtrivs i min roll med mina chefer och på min arbetsplats.