Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

Executive Assistants

"How does the executive assistant do it?" är en blogg som drivs i samarbete mellan IMA - International Management Assistants - och Företagsuniversitetet. Varje vecka träffar du en ny IMA-medlem som bloggar med råd och tips i rollen som assistent på ledningsnivå.

Bloggen gör en nystart och först ut att blogga nu under februari månad är Eva Bennich Rathsman och Ann-Sofi Sjöström på Inhouse Business service.

Karriärval och möjligheter!

2018-02-26 Ann-Sofi Sjöström

Det är Sportlov i Stockholm – vilket syns när jag tittar ut genom fönstret, lite skidåkning hägrar faktiskt och jag märker att det inte är lika lätt att få fatt i personer idag. 
Tänkte avsluta vår blogg den här månaden med lite tips, som vi nämnde i en tidigare blogg, om man är sugen på att börja kika på nytt jobb.
Det är inte fel att träffa en rekryteringskonsult helt förutsättningslöst, vi kan hjälpa dig med att bolla tankar men också komma med tips på hur du fixar till ditt CV. Skickar med några länkar, lite bra kvällsläsning för dig som är sugen på nytt jobb.

Här kan du läsa fem tips till dig som ska söka nytt jobb.
Här kommer tipsen om hur du gör succé på arbetsintervju.

Ni är alltid välkomna att kontakta mig och Eva om ni har några frågor och funderingar.
Tack för den här månaden, jätteroligt att gästblogga. Hoppas vi får återkomma! Hoppas också vi får träffa många utav er på IMA’s vårkonferens i Göteborg i april.

 Allt gott önskar Eva & Ann-Sofi på Inhouse

Ditt varumärke, Din roll och Ditt bidrag till företaget

2018-02-22 Ann-Sofi Sjöström

Svårt att förstå att veckan närmar sig sitt slut, nyss var det ju måndag. Tiden går fort när man trivs med sitt jobb. Igår var det en extra rolig dag då den avslutades med ett nätverksmöte med IMA-medlemmarna i East.

Vi träffades på nyrenoverade Radison Blu Strand Hotel  vid Nybroviken i Stockholm och, i alla fall jag, imponerades av det otroligt fint renoverade hotellet med fantastiska mötesmöjligheter och av deras generositet. Dit vill jag gärna återkomma många gånger.

Jag och Eva från Inhouse höll en workshop med temat ”Ditt varumärke, Din roll och Ditt bidrag till företaget”. Vår roll som Executive Assistants är inte alltid så lätt att förklara. Många undrar vad vi gör och har vi inte tänkt igenom vår presentation kan det lätt resultera i att vi ibland förminskar vårt uppdrag.  Som Executive Assistants arbetar vi oftast på ledningsgruppsnivå och vi möjliggör för våra chefer att företaget når sina mål och visioner. Vi ”workshopade” flitigt och tog fram varsin hiss pitch som gav upphov till hög energi, många skratt och väldigt bra pitchar. Dessa kommer att sammanställas så att vi kan dela och låna av varandra, såsom bra idéer skall göras.

Vi hörs snart igen!

Inhouse

Vidgade Vyer

2018-02-21 Ann-Sofi Sjöström

Fantastiskt roliga och givande dagar på Vidgade Vyer förra veckan. Nu är det full fart framåt i vanlig ordning. Vi laddar för en IMA träff i ikväll då vi ska ha en workshop med Easts medlemmar på Radison Blue Strand i ämnet ”Ditt varumärke – Din roll och Ditt bidrag på företaget”. Det blev ett kort inlägg idag men vi återkommer snart igen (innan vår månad med bloggen är över). 

Ser fram emot kvällen! Här kan ni läsa lite om dagarna på Vidgade Vyer! 

Hej så länge!

En rekryteringskonsults vardag

2018-02-14 Ann-Sofi Sjöström

Dagarna går fort på Inhouse och det är en stund kvar av dagen som tur är. Idag har vi träffat sju kandidater, tre för specifika uppdrag och fyra förutsättningslöst för kommande uppdrag. Vi har också varit på ett par kundbesök för att höra om deras utmaningar och behov som vi har förmånen att hjälpa dem med. Under ett år tillsätter vi ca 40 rekryteringsuppdrag och i snitt har vi runt 36 konsulter ute på bemanningsuppdrag inom vårt affärsområde. När vi träffar kunder är det inte sällan som behovsprofilen blir en annan än den vi först pratat om. Vi hjälper våra kunder att förstå deras egentliga behov och tillsammans tar vi fram en profil som passar just det företaget och det deras affärsmål kräver.  

Idag är det arbetstagarens marknad, det finns gott om jobb. Många av de Executive Assistants som vi träffar kan idag vara med i fler processer samtidigt, vilket gör att vi som rekryterare måste jobba snabbt i många processer.

Är man sugen på att börja kika på nytt jobb, är det bra att kanske börja med att träffa en rekryteringskonsult helt förutsättningslöst. Vi kan hjälpa dig med att bolla tankar men också komma med tips på hur du fixar till ditt CV.
Nästa inlägg kommer just att handla mer om CV och tips inför jobbintervjun.

Så länge kan du läsa denna intressanta artikel om Mekonomen Groups Gabriella Granholm om sin resa inom bolaget - från VD-assistent till kommunikation & marknadschef. Klicka här.

Imorgon hoppas vi att vi ses på Vidgade Vyer!

Vi ses!
Ann-Sofi & Eva

Med fokus på Executive Assistants

2018-02-06 Ann-Sofi Sjöström

Vad roligt att vi som Business Partner till IMA får gästblogga under februari månad i ämnet ”karriärvägar”. Vi, Eva Bennich Rathsman och Ann-Sofi Sjöström arbetar på Inhouse Business Services med rekrytering, organisationsutveckling och konsulting inom assistentrollen, från juniora assistenter till exekutiva assistenter. Vi jobbar mycket med att synliggöra den här viktiga yrkesrollen och erbjuder IMAs medlemmar personlig- och yrkesmässig utveckling. Till exempel arbetar vi nu med att;

  • detaljplanera ett exklusivt nätverk för Executive Assistants för IMAs medlemmar med start i mars. Läs gärna mer här. Syftet med nätverket är kunskapsutbyte och att ge deltagarna kunskaper för att frigöra ännu mer tid för sina chefer – och bidra till ökad effektivitet på olika sätt inom de företag och organisationer de verkar. Kommer att bli så roligt tycker vi, varmt välkomna!
  • Vi förbereder också vår workshop vi har för Easts medlemmar den 21 februari på Radison Blue Strand i ämnet ”Ditt varumärke – Din roll och Ditt bidrag på företaget”. Har du inte anmält dig? Det är inte försent, här.
  • Nu nalkas ju också Vidgade Vyer tillsammans med Företagsuniversitetet som vi är så taggade inför.

Våra dagar fylls med möten med kandidater och kunder för att hitta rätt kandidat för rätt roll, ett riktigt roligt arbete.

På återhörande snart!

Lång torsdag till ända....

2016-11-18 Annica Hollsten

Snart dags att krypa ner i hotellsängen efter en lång och givande dag. Vi är på ett konferenshotell med spa så jag hann med lite bastu och faktiskt en massage-behandling innan middagen - härligt!. Vi jobbar med strategi och mål och gjorden en lång lista på projekt för nästa år, sen fick vi prioritera och stryka... Härligt ändå att det finns saker att jobba med, hellre för många och välja bland dem än att man inte hittar något.

Jag har skrivit och dokumenterat i word förstås men även excel och Snagit - där man kopierar en bild och sen kan lägga till pilar, lite text mm. Det har fungerat bra, men det är tröttsamt en hel dag. Dagen avslutades med en trevlig middag som jag hade bokat i ett separat rum som kallas för Vinkällaren, även om det inte är en källare. Jag hade tänkt att vi skulle behöva fortsätta diskussionen från dagen och därför sitta avskilt. Istället pratade vi om spöken, trollerier och språk - så trevligt och med god mat och gott vin till.

Inga tips och trix från mig idag heller - bara ett utdrag ur min vardag.

// Annica

Hammam
Annie Lööf

Redan onsdag!

2016-11-16 Annica Hollsten

Hur är det möjligt att tiden bara försvinner? Nu börjar kontoret tömmas på kollegor och jag tycker inte jag har kommit någonstans..., torsdag-fredag ska ägnas åt strategiarbete på extern plats. Det är roligt och givande men på måndag kommer datorn att vara fulll av anteckningar och saker som ska renskrivas och antagligen skickas ut o s v. Jag tror att jag ska jobba hemifrån någon dag nästa vecka, det är mycket lugnare och man får mer gjort, ingen kommer med frågor om ditt och datt vilket är vanligt när jag är på kontoret. Vi har fått Office 365 (äntligen) och det är spännande, finns mycket att lära sig där och jag har hittat flera fina funktioner i olika program, samtidigt som jag fortfarande har svårt att hitta i outlook. Med förnyelser kommer också ibland problem, idag slutade de flesta mobiltelefoner att synka mailen, nu gäller det att uppkopplingen funkar på konferensen imorgon så att jag kommer åt alla filer jag behöver. IT-avdelningen tyckte jag skulle flytta allt jag behöver till molnet idag - men nej tack, jag kör traditionell VPN-uppkoppling den här gången så att jag hinner få full koll innan jag börjar med det nya. Har bestämt mig för att jag på den här konferensen inte ska skriva i princip allt som sägs för att sen göra vettig dokumentation av det. Jag kommer att ställa kollegorna mot väggen och fråga hur/vad exakt de menar och vad som ska skrivas, mina kollegor kan ibland vara lite "vaga" och sedan ändrar de sig ju längre diskussionen fortskrider och det man skrev först gäller inte längre. Känner ni igen er, eller har ni alltid full koll på vad som ska noteras?

Jag ska försöka göra inlägg från konferensen också så att ni får följa med på ett sätt där också. Trevlig kväll!

casino

Oj, halkade efter....

2016-11-15 Annica Hollsten

Missade att göra mitt inlägg igår - det var ju ingen bra början, men jag gör två inlägg idag istället :) Jag måste börja med att knyta an till det Maria skrev förra veckan, om att känna sig fel. Jag känner igen känslan och tror att det är en av de svåraste utmaningarna med vårt jobb, att vara en del av en ledningsgrupp men inte "fullt ut". Skulle man ta upp frågan så viftas den bort, det är oftast bara en känsla man har själv. I mitt fall ser övriga organisationen mig som en självklar del av ledningen och någon man kan gå till för att få fram en fråga eller ett budskap till ledningen. Likväl känner jag mig ibland lite vilsen, nu på torsdag och fredag t ex ska vi på konferens med ledningsgruppen och fortsätta vårt strategiarbete. Jag är med för att dokumentera och få struktur på det vi kommer fram till, men har också som person svårt att vara tyst med vad jag tycker vilket gör att jag kastar mig in i diskussionerna och är också välkommen att göra det. En av de svåraste utmaningarna med vårt jobb enligt mig och många gånger är det så befriande att träffa EUMA-kollegor och inse att man inte är ensam, tydligen känner man ibland lika och då kan man ta chansen och diskutera med varandra.  Som ni kanske vet så servar jag en ledningsgrupp på 7 personer, mest generellt med möten och sånt som rör hela gruppen, de flesta bokar sina egna resor t ex och sköter egentligen sina kalendrar själva, men vi har ju massor av centrala områden som jag ansvarar för. Vi saknar vissa funktioner i företaget och när man inte vet vem man ska fråga, så frågar man mig. Det är också kännetecknande för vår roll tror jag. Vi är dessutom i situationen att vi saknar VD sedan en tid tillbaka och jag har alltså ingen chef, han sa upp sig tidigare i år eftersom han ville göra något annat. Det är ju förstås ofrånkomligt att det blir merjobb för mig kring detta och många dokument fram och tillbaka till Tyskland för underskrifter. Fast det är märkligt ändå hur det rullar på även om vi - framför allt jag - saknar en chef, men det beror förstås delvis på att övriga ledningsgruppen tar ett större ansvar och får det att funka. Inom kort har vi en lösning, det blir spännande. Förra veckans snökaos håller på att töa bort och här ligger fortfarande en del båtar i sjön, hoppas de får komma upp innan isen lägger sig. // Annica

Gustavsbergs hamn

Känna sig fel

2016-11-12 Maria Cirillo

I mer än sju år har jag varit en del av företagets koncernledning, adjungerad, men ändå en del av den. Som adjungerad hanterar jag allt praktiskt kring möten, ser till att rätt ärenden är på bordet, att vi håller tider, att rätt talare är där, skriver dagordning och protokoll. Har yttrande rätt men inte beslutande rätt. Helt ok och en möjlighet till insyn, jag vet vad som är på gång och jag vet vad som bör hanteras.

Det är, har jag förstått, mycket skiftande om executive assistants ingår i ledningsgruppen som adjungerad eller som fullvärdig medlem. Har dock alltid känt mig som fullvärdig som en hel medlem även om jag vet att själva beslutanderätten inte är mig till del. Inget jag har saknat. För en tid sedan, beslutades att vår ledningsgrupp ska genomföra en grupputveckling. Min chef var tydlig med att jag skulle vara med på denna utvecklingsresa.

Förra veckan åkte vi iväg på de två första dagarna av detta utvecklingsprogram. Mycket spännande och allt startade med att vi verkligen fick öppna oss för varandra och berätta om bakgrund, känslor, tankar och svårigheter. Dagarna fortskred och ju längre in i programmet vi kom ju mer om tillit, ledarskap och samarbete som ledare började det handla om. Då drabbades jag av en känsla av starkt utanförskap. Även om jag är mycket respekterad så behövde ledarna tala med varandra och jag hörde inte dit. Det kändes så tydligt. Kände mig helt fel i rummet och i sammanhanget. Känslan av att jag inte hade något att tillföra och en känsla av att min närvaro inte var stöttande utan mer störande. En märklig känsla.

Kan tänka mig att detta inte är helt ovanligt i vårt skrå, att man alltid befinner sig på ledningsnivå men är inte ledare utan en support till ledarna. I vissa sammanhang kanske man helt enkelt inte ska vara med. Jag åkte hem med en konstig känsla av utanförskap och det är en ovanlig känsla för mig. Nu funderar jag mycket på min roll i fortsättningen av programmet.

Att ta en stor tugga av kunskapens äpple ska man aldrig rädas men ibland är det svårt när kunskapens rum är till för en helt annan yrkesgrupp. 

Nu när veckan endast har sju dagar gäller det att prioritera.

2016-11-09 Ulrika Forsman

Nätverksluncha mitt bästa tips på effektivitet.

Jag är ganska uppbokad på min fritid, det beror på att jag har träning fyra kvällar och en morgon i veckan. Det är ingenting jag vill ändra på, jag har valt det själv och jag mår bra av det. Dock är det svårt att hinna med nätverksträffar på kvällstid med min prioritering. Därför använder jag mig av luncherna för nätverk. Jag tycker att det är supersmart, och jag får så mycket energi av det. Flera i EUMA som jobbar i närheten av där jag jobbar har jag träffat på lunch,även fd arbetskollegor och samarbetspartners. Hur gör du för att hinna med det du vill?

Det går inte att reflektera över dagen utan att kommentera vädret och valet.

Det var nog lite knasigt att cykla till jobbet idag.

Det tog mig dubbla tiden och det berodde på mer snö. Inte en plog hade hittat ut heller. Jag kan ändå inte låta bli att säga att jag gillar när vädrets makter tar över och bestämmer. Vissa människor blir trevligare och andra blir arga och förbannade på allt. Jag anser att det bästa sättet är att klä på sig, gilla läget och skratta åt kaoset.

Sveaplan dålig sikt

Sveaplan aningen dålig sikt

Vad håller Amerikanerna på med?

Att vakna till nyheterna som rapporterar att Trump är i ledning och sedan få höra att han vunnit valet. Jag förstår inte hur det gick till, efter alla grodor som hoppat ur den mannens mun. Milt sagt känns detta som ett steg i helt fel riktning. Vad väntar oss här näst? Den som lever får se… Det känns chockartat i alla fall. Detta ger ett perspektiv på vad vi eventuellt har att vänta The Guardian

valresultat

WTF