Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

Executive Assistants

"How does the executive assistant do it?" är en blogg som drivs i samarbete mellan EUMA - European Management Assistants och Företagsuniversitetet. Varje vecka träffar du en ny EUMA-medlem som bloggar med råd och tips i rollen som assistent på ledningsnivå.

Bloggen tar en teknisk paus ett par veckor och vi återkommer så snart den nya tekniska plattformen är på plats. Välkommen åter!

Lång torsdag till ända....

2016-11-18 Annica Hollsten

Snart dags att krypa ner i hotellsängen efter en lång och givande dag. Vi är på ett konferenshotell med spa så jag hann med lite bastu och faktiskt en massage-behandling innan middagen - härligt!. Vi jobbar med strategi och mål och gjorden en lång lista på projekt för nästa år, sen fick vi prioritera och stryka... Härligt ändå att det finns saker att jobba med, hellre för många och välja bland dem än att man inte hittar något.

Jag har skrivit och dokumenterat i word förstås men även excel och Snagit - där man kopierar en bild och sen kan lägga till pilar, lite text mm. Det har fungerat bra, men det är tröttsamt en hel dag. Dagen avslutades med en trevlig middag som jag hade bokat i ett separat rum som kallas för Vinkällaren, även om det inte är en källare. Jag hade tänkt att vi skulle behöva fortsätta diskussionen från dagen och därför sitta avskilt. Istället pratade vi om spöken, trollerier och språk - så trevligt och med god mat och gott vin till.

Inga tips och trix från mig idag heller - bara ett utdrag ur min vardag.

// Annica

Hammam
Annie Lööf

Redan onsdag!

2016-11-16 Annica Hollsten

Hur är det möjligt att tiden bara försvinner? Nu börjar kontoret tömmas på kollegor och jag tycker inte jag har kommit någonstans..., torsdag-fredag ska ägnas åt strategiarbete på extern plats. Det är roligt och givande men på måndag kommer datorn att vara fulll av anteckningar och saker som ska renskrivas och antagligen skickas ut o s v. Jag tror att jag ska jobba hemifrån någon dag nästa vecka, det är mycket lugnare och man får mer gjort, ingen kommer med frågor om ditt och datt vilket är vanligt när jag är på kontoret. Vi har fått Office 365 (äntligen) och det är spännande, finns mycket att lära sig där och jag har hittat flera fina funktioner i olika program, samtidigt som jag fortfarande har svårt att hitta i outlook. Med förnyelser kommer också ibland problem, idag slutade de flesta mobiltelefoner att synka mailen, nu gäller det att uppkopplingen funkar på konferensen imorgon så att jag kommer åt alla filer jag behöver. IT-avdelningen tyckte jag skulle flytta allt jag behöver till molnet idag - men nej tack, jag kör traditionell VPN-uppkoppling den här gången så att jag hinner få full koll innan jag börjar med det nya. Har bestämt mig för att jag på den här konferensen inte ska skriva i princip allt som sägs för att sen göra vettig dokumentation av det. Jag kommer att ställa kollegorna mot väggen och fråga hur/vad exakt de menar och vad som ska skrivas, mina kollegor kan ibland vara lite "vaga" och sedan ändrar de sig ju längre diskussionen fortskrider och det man skrev först gäller inte längre. Känner ni igen er, eller har ni alltid full koll på vad som ska noteras?

Jag ska försöka göra inlägg från konferensen också så att ni får följa med på ett sätt där också. Trevlig kväll!

casino

Oj, halkade efter....

2016-11-15 Annica Hollsten

Missade att göra mitt inlägg igår - det var ju ingen bra början, men jag gör två inlägg idag istället :) Jag måste börja med att knyta an till det Maria skrev förra veckan, om att känna sig fel. Jag känner igen känslan och tror att det är en av de svåraste utmaningarna med vårt jobb, att vara en del av en ledningsgrupp men inte "fullt ut". Skulle man ta upp frågan så viftas den bort, det är oftast bara en känsla man har själv. I mitt fall ser övriga organisationen mig som en självklar del av ledningen och någon man kan gå till för att få fram en fråga eller ett budskap till ledningen. Likväl känner jag mig ibland lite vilsen, nu på torsdag och fredag t ex ska vi på konferens med ledningsgruppen och fortsätta vårt strategiarbete. Jag är med för att dokumentera och få struktur på det vi kommer fram till, men har också som person svårt att vara tyst med vad jag tycker vilket gör att jag kastar mig in i diskussionerna och är också välkommen att göra det. En av de svåraste utmaningarna med vårt jobb enligt mig och många gånger är det så befriande att träffa EUMA-kollegor och inse att man inte är ensam, tydligen känner man ibland lika och då kan man ta chansen och diskutera med varandra.  Som ni kanske vet så servar jag en ledningsgrupp på 7 personer, mest generellt med möten och sånt som rör hela gruppen, de flesta bokar sina egna resor t ex och sköter egentligen sina kalendrar själva, men vi har ju massor av centrala områden som jag ansvarar för. Vi saknar vissa funktioner i företaget och när man inte vet vem man ska fråga, så frågar man mig. Det är också kännetecknande för vår roll tror jag. Vi är dessutom i situationen att vi saknar VD sedan en tid tillbaka och jag har alltså ingen chef, han sa upp sig tidigare i år eftersom han ville göra något annat. Det är ju förstås ofrånkomligt att det blir merjobb för mig kring detta och många dokument fram och tillbaka till Tyskland för underskrifter. Fast det är märkligt ändå hur det rullar på även om vi - framför allt jag - saknar en chef, men det beror förstås delvis på att övriga ledningsgruppen tar ett större ansvar och får det att funka. Inom kort har vi en lösning, det blir spännande. Förra veckans snökaos håller på att töa bort och här ligger fortfarande en del båtar i sjön, hoppas de får komma upp innan isen lägger sig. // Annica

Gustavsbergs hamn

Känna sig fel

2016-11-12 Maria Cirillo

I mer än sju år har jag varit en del av företagets koncernledning, adjungerad, men ändå en del av den. Som adjungerad hanterar jag allt praktiskt kring möten, ser till att rätt ärenden är på bordet, att vi håller tider, att rätt talare är där, skriver dagordning och protokoll. Har yttrande rätt men inte beslutande rätt. Helt ok och en möjlighet till insyn, jag vet vad som är på gång och jag vet vad som bör hanteras.

Det är, har jag förstått, mycket skiftande om executive assistants ingår i ledningsgruppen som adjungerad eller som fullvärdig medlem. Har dock alltid känt mig som fullvärdig som en hel medlem även om jag vet att själva beslutanderätten inte är mig till del. Inget jag har saknat. För en tid sedan, beslutades att vår ledningsgrupp ska genomföra en grupputveckling. Min chef var tydlig med att jag skulle vara med på denna utvecklingsresa.

Förra veckan åkte vi iväg på de två första dagarna av detta utvecklingsprogram. Mycket spännande och allt startade med att vi verkligen fick öppna oss för varandra och berätta om bakgrund, känslor, tankar och svårigheter. Dagarna fortskred och ju längre in i programmet vi kom ju mer om tillit, ledarskap och samarbete som ledare började det handla om. Då drabbades jag av en känsla av starkt utanförskap. Även om jag är mycket respekterad så behövde ledarna tala med varandra och jag hörde inte dit. Det kändes så tydligt. Kände mig helt fel i rummet och i sammanhanget. Känslan av att jag inte hade något att tillföra och en känsla av att min närvaro inte var stöttande utan mer störande. En märklig känsla.

Kan tänka mig att detta inte är helt ovanligt i vårt skrå, att man alltid befinner sig på ledningsnivå men är inte ledare utan en support till ledarna. I vissa sammanhang kanske man helt enkelt inte ska vara med. Jag åkte hem med en konstig känsla av utanförskap och det är en ovanlig känsla för mig. Nu funderar jag mycket på min roll i fortsättningen av programmet.

Att ta en stor tugga av kunskapens äpple ska man aldrig rädas men ibland är det svårt när kunskapens rum är till för en helt annan yrkesgrupp. 

Nu när veckan endast har sju dagar gäller det att prioritera.

2016-11-09 Ulrika Forsman

Nätverksluncha mitt bästa tips på effektivitet.

Jag är ganska uppbokad på min fritid, det beror på att jag har träning fyra kvällar och en morgon i veckan. Det är ingenting jag vill ändra på, jag har valt det själv och jag mår bra av det. Dock är det svårt att hinna med nätverksträffar på kvällstid med min prioritering. Därför använder jag mig av luncherna för nätverk. Jag tycker att det är supersmart, och jag får så mycket energi av det. Flera i EUMA som jobbar i närheten av där jag jobbar har jag träffat på lunch,även fd arbetskollegor och samarbetspartners. Hur gör du för att hinna med det du vill?

Det går inte att reflektera över dagen utan att kommentera vädret och valet.

Det var nog lite knasigt att cykla till jobbet idag.

Det tog mig dubbla tiden och det berodde på mer snö. Inte en plog hade hittat ut heller. Jag kan ändå inte låta bli att säga att jag gillar när vädrets makter tar över och bestämmer. Vissa människor blir trevligare och andra blir arga och förbannade på allt. Jag anser att det bästa sättet är att klä på sig, gilla läget och skratta åt kaoset.

Sveaplan dålig sikt

Sveaplan aningen dålig sikt

Vad håller Amerikanerna på med?

Att vakna till nyheterna som rapporterar att Trump är i ledning och sedan få höra att han vunnit valet. Jag förstår inte hur det gick till, efter alla grodor som hoppat ur den mannens mun. Milt sagt känns detta som ett steg i helt fel riktning. Vad väntar oss här näst? Den som lever får se… Det känns chockartat i alla fall. Detta ger ett perspektiv på vad vi eventuellt har att vänta The Guardian

valresultat

WTF

Kurskatalog för 2017

2016-11-08 Ulrika Forsman

Referenser

Idag har jag tagit tag i kurskatalogen för 2017. I vår kurskatalog har vi ett antal företagsanpassade utbildningar som riktar sig främst till chefer inom Axel Johnson International koncernen. Vissa av kurserna håller vi själva i och andra har vi samarbetspartners som leder. Jag bokar lokaler, kurser och uppdaterar katalogen. Just idag har jag suttit och tagit referenser på en arbetsmiljökurs som är tänkt att hållas för chefer i de svenska bolagen. Den kursen har vi inte haft med tidigare. I koncernen är det snart 100 bolag och de är små till medelstora bolag. Kurserna hålls i Stockholm och i Amsterdam. 

Event Management System

Jag har även satt igång att utreda vilka Event Management Systems som används inom Axel Johnson gruppen för kursadministration och utvärderingar. Idag sker allt manuellt på det gamla viset med mail för anmälan/kallelser och listor i excel, vilket inte är särskilt tidseffektivt. EUMA använder Lyyti, systemet verkar väldigt bra men dyrt. Samordna inköp inom gruppen vore ge oss bra pris vilket system det nu än blir. 

Min resväg till jobbet

Vecka 44 brukar jag alltid ställa in cykeln och börja promenera alternativt åka kommunalt till jobbet. I år bestämde jag mig dock för att göra som många andra Stockholmare att byta till vinterdäck och fortsätta cykla. Under natten ökade nederbörden och när jag gav mig iväg till min simträning 6:45 var det vitt och spårigt. När jag vid 9 tiden kom till jobbet var det gott om plats i cykelstället. Måste slå ett slag för dubbdäck och vintercykling, det funkar utmärkt. Bra ljus och mycket reflexer behövs ju förstås också.

cykelväder

Cykelväder

Mentorskapsprogram och Bloggning

2016-11-07 Ulrika Forsman

Mentorskapsprogram

Med posten fick jag idag en handbok om systematiskt mentorskap och mentorprogram i arbetslivet.Under våren startade EUMA en ny omgång Mentor/ Adeptprogram och jag anmälde mig som mentor. Min adept bor i Göteborg och vi träffas inte så ofta fysiskt men vi har en träff nu i november inbokad och vi sågs sist i juli. Vi har haft möte på skype och telefon. Innan vi ses ska jag läsa på lite i boken. Författare till boken är Bente Kaj Henriksson och Gro Laupsa Holm.

Post

Som medlem i EUMA kan du engagera och utveckla dig mycket om du bara vill och tar dig tid. 

Mer om programmet EUMA Swedens hemsida https://se.euma.org/?page=253306

Jag har själv lyxen att ha en mentor. Jag hade stor hjälp av henne i våras under tiden som jag sökte nytt jobb. Att ha en mentor att ringa till inför intervjuer och förhandlingar var skönt.

Bloggning

Nu ska jag göra lite reklam för denna blogg. Som medlem i EUMA har du möjlighet att blogga under en vecka, läsarna är dina EUMA "kollegor" och andra intresserade. Bloggen har ca 70 läsare per vecka.
Det finns flera fördelar med att blogga här följer några;

  • Du får möjlighet att skriva ned vad du gör om dagarna, dela med dig till några som tycker det är kul att läsa om.
  • Du får möjlighet att lära ut hur du löser olika typer av uppgifter.
  • Du har möjlighet att berätta om ditt engagemang i EUMA och den senaste träffen du var på.
  • Du kan dela med dig av din karriärväg till den position du besitter idag.
  • Du kan berätta om den bransch som du arbetar i.
  • Har du inte bloggat tidigare lär du dig något nytt.
  • Du kan berätta om hur du hanterar toppar och dalar.
  • Har du bloggat tidigare, inget hinder du får gärna blogga igen.

Jag behöver bloggare utan blogginlägg kommer inte bloggen leva vidare. Anmäl dig nu! uforsman@outlook.com

Bilden i min bio är inte tagen idag. Jag bifogar en bild tagen från mitt kontor nu.

Sveaplan

Sveaplan

Tack Helen!

2016-11-07 Marlene Berglund

Vi tackar Helen Ekdahl som bloggade 43. Helen jobbar på Alfa Laval i Lund som Executive Assistant sedan 6 år.
"Min tid delas mellan 3 divisionschefer och vår HR-chef. Supporterar även internkommunikation vid behov och 2 chefer från England när de jobbar från vårt huvudkontor.
Ni kommer denna veckan få höra en del från min roll som webbansvarig i EUMA Swedens och vad som är på gång i vår förening.
Hoppas ni har tid och lust att följa mig."

Helen Ekdah foto

Fredag och helg

2016-10-28 Helen Ekdahl

Högar växer och minskar och saker kommer in och går ut och vips så har en vecka gått igen. 

Förmiddagen idag blev reseräkningar, utskick till organisationen, genomgång inför ett nyhetsbrev nästa vecka och annat smått o gott. 

Efter lunch idag bär det av till ett underbart hotell och spa i Båstad som heter Skansen. Skansen är smarta att ta hjälp av bland annat tre assistenter från EUMA när de nu behöver göra en översyn av sin hemsida.

När jag skall hitta rätt möteslokaler är internet mitt främsta verktyg. Visst kan man använda olika bokningsbolag men eftersom jag är ytterst ansvarig för att konferensens alla yttre praktikaliteter funkar använder jag í första skedet anläggningarnas hemsidor. Bokningsbolag är fantastiska när man inte har tid att surfa runt eller behöver ett antal offerter för att jämföra priser. De har också koll på anläggningarna medans jag får förlita mig på bra hemsidor. När jag väl valt en eller två är det dags för besök men innan dess så är det som sagt hemsidan.  

Vad behöver vi assistenter för info för att kunna fatta beslut om att förlägga en konferens hos dem? Priser? Går det hitta aktiviteter? Hur ser konferensrummen ut och vad för möblering går det ha? Checklistan är hur lång som helst och ju mer man hittar enkelt desto gladare blir man.

Skansen har gett mig och mina 2 kollegor massa frågor att svara på och försöka hitta svaret på deras hemsida.  Vi kommer beredda till tänderna. :-)

På helgens program står hotellfrukost med föräldrarna och en helg med svärföräldrarna. 
Kärlek, god mat, motion och vila är viktigt för att hitta balans här i livet.
KRAM 

love

Vad många nya hotell det poppar upp.

2016-10-27 Helen Ekdahl

Igår hade jag förmånen att komma ut från kontoret några timmar och besöka ett nytt hotell och möteshus i Malmö. Det var Handelskammaren som bjöd in mig och min kollegor på en förhandsvisning av ett hus som heter Studio och i samma hus ett hotell som heter Story. Story har idag 2 hotell i Stockholm men är nya i Malmö.Hotelldirektören Sebastian visade fantastiska rum med antingen havsutsikt eller stora fönster in mot Malmö. Alla från våning 10 och uppåt. 

Image-1

Läget de fått är fantastiskt. Gångavstånd till Centralstationen och havet som granne. På 14 våningen har man byggt en rooftop bar med äntligen en terrass att gå ut på sommardagar. Längtar till våren och deras invigning av denna.
Malmö har under de senaste åren verkligen förändrats. När man kommer in i Studio möts man av en gigantisk trappa med små informella mötesplatser. Här skall vem som helst kunna komma in, plugga, mötas, ta en kaffe, ladda sin mobil eller vad som. Skall verkligen bli kul att se hur denna kommer användas och se ut när huset väl har fyllt sina kontor.

studio

Många finurliga och kreativa mötesrum. En del väldigt udda men kul med bolag som tänker utanför den vanliga boxen.

Föutom GrillJanne, en asian BBQ restaurang högst upp, finns även en temarestaurang - The Black Ox - som drivs av en engelsman med förkärlek till 1920-talet. Man skall kunna äta klassisk fransk bistromat till 20-talsmusik och han har 4 olika restaurangdelar att välja på (Moulin rouge ser ni på bilden längst ner till höger.  

 

Det är underbart att se hur mötesverksamheten förändras med tiden men frågan är om vi är redo att sitta på kuber och rita med krita? Är vi redo och nöjda med aktivitetsbaserade kontor? Hur känner ni som är assistenter som nu jobbat ett tag i dessa rörliga kontor? 

Själv sitter jag och min kollega i ett öppet landskap. Nästintill omöjligt att jobba vad gäller sekretess men framförallt sitter vi vid den gemensamma fikaytan. Det signalerar till alla att här snackar man och kopplar av. Att man själv sitter i samtal eller försöker fila på något som kräver koncentration glöms lätt bort. Är det bättre ordning och respekt om alla jobba i landskap måntro?

Måste ta tag i massa akut nu men hoppas hinna skriva några rader imorgon. Då blir det roadtrip på eftermiddagen med 2 andra EUMA töser. Det ser jag verkligen framemot!