Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

Executive Assistants

"How does the executive assistant do it?" är en blogg som drivs i samarbete mellan IMA - International Management Assistants - och Företagsuniversitetet. Varje vecka träffar du en ny IMA-medlem som bloggar med råd och tips i rollen som assistent på ledningsnivå.

Bloggen gör en nystart och först ut att blogga nu under februari månad är Eva Bennich Rathsman och Ann-Sofi Sjöström på Inhouse Business service.

Lagt ribban lågt

2018-06-29 Helen Ekdahl

Hej härliga fredag och helg!
Jag ber om ursäkt för att mitt bloggande uteblivit denna veckan men det har varit för mycket saker som skall fixas innan semestern och en fruktansvärt massa tekniskt strul med min dator. Tänk er att ni lägger alla era allra viktigaste dokument gällande era chefer i en krypterad folder för att en dag upptäcka att alla filer utom några enstaka pdf.er har blivit korrupta och oläsbara. Kan säga att den känslan i tisdags önskar jag ingen skall behöva uppleva. Det visade sig efter många samtal med IT och säkerhetschefer att man missat föra över mina PGP nycklar till min nya laptop. 

Det är inte helt löst än men jag har fått försäkran att det kommer lösa sig när jag bara fått en viss programvara. Jag kunde dock andas igen igår.
Jag hoppas, trots mitt sporadiska bloggande, att någon annan har lust att ta över staffettpinnen. Nu tar jag semester några veckor och hoppas få följa någon assistentkollega och dennas/dennes vardag.

Kontakta Marie Billing i IMAs styrelse och testa. Det är ingen som hänger dig om du inte bloggar flera gånger i veckan. Ja jag hoppas iallafall inte det. För isåfall ligger jag pyrt till.
Hoppas ni alla får en fortsatt skön sommar och en härlig semester!
Kram
Helen

Flyttröra

2018-06-19 Helen Ekdahl

Mitt i semesterstressen så håller vi på att flytta till tillfälliga lokaler medans vår våning skall byggas om. Det gäller att tänka till. Vad kommer jag kunna arkivera och som jag inte behöver åtkomst till i 3 månader och vad måste jag absolut ha med till våra tillfälliga lokaler. Ypperligt tillfälle att digitalisera material jag har i pärmar. I samma veva kom GDPR och vi uppmanas starkt att använda kryperade foldrar för alla personliga uppgifter vi har på våra chefer. Så lägger vi till ett nytt intranät, One Drive och molnet. Allt man har på sin dator skall man nu snabbt besluta om var det skall sparas. Om jag lägger till att jag dessutom skall byta dator och få en ny chef så förstår många av er att det är liiiite mycket nu. Men det är bara att kavla upp ärmarna. En dag i taget. 

Så tillbaka till vårt interna assistentprogram och vad skulle vi välja för innehåll och upplägg.

Projektgruppen kom fram till att vi ville träffas vid 2st fysiska möten (F2F i programmet) med övernattningar. Övernattningen kändes viktig för att vi skulle kunna nätverka och släppa lite på våra ”jobbroller” och bli lite mer privata. Vi hade tur i att Ellinge slott, som är ett förtjusande litet slott men också ligger nära vårt kontor, kunde ta emot oss. Jag kan rekommendera att försöka hitta ställen där man kan vara ensamma som grupp. Fast det har jag som ambition oavsett vad jag har för konferens. Försök också alltid att hitta en aktivitet som inkluderar alla. Under middagen hade vi ”samtalsfrågor/lappar” i en skål på bordet och var och en fick dra en fråga och berätta lite om sig själv på lappens tema.

Förutom nätverkande och fysiska träffar beslöt vi att alla skulle ta några gemensamma e-learnings som vi har internt på företaget (för att få samma bas) och inför andra F2F själv välja e-learnings/internetkurser på minst 6 h som man själv fick välja utifrån sitt intresse och arbetsuppgifter.  De e-learnings vi hade valt att ta gemensamt var Solutions Focus (se bild),  Change leadership och en kort introduktion i Projekt management.

solutions fokus

 

När vi valt innehållet i själva utbildningen så hade jag en del kontakt med olika utbildningsföretag men till slut så insåg vi att vi har så många duktiga kollegor intern att vi valde kontakta dem. Måste säga att jag fick en otroligt positiv respons och det var ingen som ens behövde fundera innan de tackade ja. När det gällde videotips för mobilen och Microsofts produkter valde vi dock externa bolag. 
För att få igång diskussioner kring vår roll valde vi mentimeter som redskap för att hålla svaren anonyma. En del frågor kan vara lite känsliga men vi fick till en bra diskussioner kring allt från arbetssituation, löner, utvecklingsmöjligheter, förbättringar mm mm.

Så här såg slutresultatet ut vad gäller upplägg och innehåll. F2F i höst är fortfarande bara på förslagsstadiet och snart dags att ta tag i.

overview

 

Nu får jag fortsätta packa och markera lådor och om jag inte hinner blogga mer denna veckan så en riktigt Glad Midsommar till er alla!

 

 

 

Arbeta i projektgrupp

2018-06-15 Helen Ekdahl

Vi är nu tre assistenter i projektet att sätta ihop en assistentutbildning. Det är våren 2017 och vi har ok att köra på. Var börjar man?

-Projektledare
-Innehåll
-Budget
-Inbjudan
-Kick-off
-Föreläsare
-Lokaler/fika/luncher/middagar/hotell
-Kommunikation
-Första fysiska utbildningstillfället
-Andra fysiska utbildningstillfället
-Utvärdering och framtiden

En blogg skall hållas kort så om jag idag tar projektgruppen så blir det nog lagom. Jag har faktiskt en hel del styrkor men att jobba i projekt är tyvärr inte en av dem. Jag är van att arbeta själv och driva olika egna små projekt i jobbet. Så det blev en hel del ursäkter från min sida för att jag körde på själv i hög grad. Men vår lilla grupp funkade bra tillsammans och det var väldigt lärorikt för mig personligen. Vi utsåg en projektledare som såg till att vi träffades regelbundet och bjöd in till möten och framförallt fick jag peppning och många bra åsikter på mina idéer när vi alla träffades.  Nu tog jag också mer ansvar då min chef satte denna utbildningens genomförande på min utvecklingsplan och jag hade hans support att driva detta. Det kom också i en period då jag hade lite mindre på mitt bord. Att få driva ett eget projekt vid sidan av reseräkning, konferenser, presentationer mm är otroligt lärorikt.

Klart det känns jobbigt att försöka hinna med på arbetstid men med en positiv inställning och vetskapen att du kan faktiskt bara göra ditt bästa så brukar det mesta gå lösa.

Ha en riktigt skön fredag och helg när den kommer!

Assistentnätverk

2018-06-13 Helen Ekdahl

Innan jag började på Alfa Laval jobbade jag på Ericsson i Lund och där hade vi regelbundna träffar alla assistenter. Vi fick information från verksamheten kring vad som var på gång, bjöd in föreläsare, fick reseinformation och jobbade på olika förbättringsprojekt. När jag kom till Alfa Laval fanns inget sådant och jag fick höra att det hade funnits men låg vilade. Det som kan vara svårt med att starta nätverk är att en assistent har så olika arbetsuppgifter och titlar att det kan vara svårt bara att hitta vilka som man skall bjuda in och vilka som kan vara intresserade.

Vårt nätverk kom i alla fall igång för några år sedan och nu har vi även med ett par assistenter från Tumba och ett par från våra siter i Danmark. VI träffas en gång per halvår fysiskt allihopa och däremellan lokala träffar.  

På en träff där de flesta var närvarande (ca 20) presenterade Tetra Paks assistenter sin interna utbildning för oss. Oj vilket intresse det fanns. ”-Detta måste vi också göra.”

Annika, en kollega som jobbar med våra utbildningsprogram, tog på sig uppdraget att ta fram alla utbildningar hon kunde hitta internt hos oss som motsvarade de områden Tetra Pak valt (ex Leading self, change management, finance, Project mgmt, mm. Vi hittade massor och bestämde oss för att ta fram en projektgrupp för att sållra och välja ut kurser. Sagt och gjort vi var 3 som anmälde oss.

Areas

Vår VD assistent tog ett samtal med sin chef för att höra hans synpunkter och det var 100% support. Jag som rapporterar till HR kollade med min chef som också gav sitt fulla stöd och min chef såg till att detta program hamnade i min utvecklingsplan så det fanns ingen återvändo.  

Då så. Nu hade vi koncernledningen med oss. Då var det ”bara” att kavla upp ärmarna och få ihop detta.
Vad var nästa steg? I sann ”cliffhanger” anda lämnar jag er här och återkommer inom kort.

Spännande läsning….

2018-06-11 Helen Ekdahl

I fredags fick jag nästan hicka när vår ordförande i IMA Sweden (International Management Assistants) utlovade spännande läsning om utbildning och lärande. Ingen press alls. Puh! Jag är verkligen ingen expert på området men jag lovade för ett tag sedan att beskriva den utbildning vi skapat för assistenterna på Alfa Laval där jag jobbar.

Skall erkänna att det varit en lång process och att det kräver beslutsamhet och åtminstone en stark supporter i koncernledningen. Men låt oss börja från början.

Jag tror året var 2013 när jag var på EUMAs seminarie (fd IMA) i Göteborg där några assistenter från Volvo beskrev deras egna globala utbildning. De talade om sitebesök över hela världen, ett projekt de driver under hela utbildningen parallellt med sitt jobb, presentationer av koncernledningen och otroliga föreläsningar. Det var och är en stor satsning från företaget. Wow! Ja, jag tror alla assistenter som var där var imponerade och t.o.m. lite avundsjuka. Det var så imponerande men också en hög prislapp vilket gjorde att idén om en egen utbildning bara lades i bakhuvudet.

Så rullade åren på och som medlem i IMA deltog jag på olika seminarier, nätverksträffar och föreläsningar av hög kvalitet. En egen intern Alfa Lavalutbildning hanns inte funderas så mycket på. 

Men efter några år kom den upp till ytan igen. Jag och mina 2 kollegor har, förutom IMA, några mindre nätverk. Ett med assistenterna på Universitetet i Lund. Vi har väldigt olika jobb och förutsättningar p.g.a. av statlig respektive privata näringslivet men vi satt och diskuterade just vidareutbildning. De har kontakter inom forskarvärlden och hur många experter som helst inom lärande och utbildning på sin arbetsplats. Nog skulle de bara kunna ringa några och få till egna specialanpassade utbildningar? Vad har vi själva för kompetens internt? En frö började gro lite i bakhuvudet på oss alla tre.

Ett annat nätverk vi har är tillsammans med Tetra Paks assistenter. Vi är 2 stora bolag i Lund som en period var sammanslagna så det var naturligt att vi skulle träffas och diskutera hur vi jobbar och ge varandra tips. Det visade sig att de kört en pilot internt för sig själva på jobbet och vi fick med oss lite material att kika på.

2016 presenterade Karin Karlsson från Tetra Pak deras pilot för vårt assistentnätverk på jobbet och det blev lite av en kickoff för vår pilot… Får väl sluta där för att hålla uppe den utlovade spänningen….

Härlig fredag! Eller vad hände?

2018-06-08 Helen Ekdahl

Så var det fredag kväll och som så många andra veckor blir man lika förvånad över hur fort tiden går. Haft lite dåligt samvete varje dag att jag inte hunnit skriva men det får bli till helgen men några rader kan jag väl plita ner. 

Tänkte på det här med lärande och hur mycket som sker utan att man ens tänker på det. Denna veckan har jag överösts med artiklar, mail och presentationer kring både det ena och det andra. Man hör ofta att det där har jag inte fått någon info om men oftast är det precis tvärtom. Det kommer så mycket att man dränks och har svårt att sålla kring vad som är viktigast. Förr (och då menar jag inte så längesedan) fick man tänka till lite innan man skrev något. Idag är det nästan för lätt att skicka ett mail, en digital artikel eller något annat digitalt medium, som detta till exempel. Upps! Ja det är bara att erkänna att fanns ingen plan eller struktur på detta inlägget. 

Hur som helst. Just det här att ta sig tid att läsa på intranätet och de där mailen som innehåller länkar och presentationer. Ja det tar lite tid men alltid lär man sig något. Det finns en grundtanke till varför du får det och jag har nu läst så mycket jag kan inför vårt nya intranät och hur man publicerar nyheter mm. Jag kan bara hålla tummarna att på måndag morgon när det går live att tekniken fungerar och att allt som är nytt inte blir så farligt svårt som man fått intrycket av all information.

Nu tar jag faktiskt helg. Skall sätta mig hos en väninnan med ett glas av något kallt och ta ett kvällsdopp i havet.

Hoppas ni har en skön sommarkväll!
Vi hörs snart igen!

Härliga måndag!

2018-06-04 Helen Ekdahl

Ambitionen var att kickstarta 1 juni men det blev lite annat som kom i vägen i fredags. Så som vardagen ser ut och som man bara får lära sig leva med. Så nu kavlar vi upp ärmarna och tar nya tag.

Tänkte denna månaden blogga lite om utbildning och lärande, vilket är något man håller på med alltid. Det går inte en dag utan att man lär sig något nytt. Eller så ser mitt jobb och vardag ut iallafall. Som chefsassistent gäller det att ligga steget före sin chef för att kunna vara där och hjälpa till när det behövs. Vi har haft det lite stökigt under våren då vår nuvarande Sharepoint version inte längre stöds och då passar vi på att rulla ut Office 365. Innan vi, bland annat, kan få vårt intranät i våra mobiler krävs olika steg för att säkra upp dem och många aktiviteter som krävs av alla anställda. Att hinna lära sig Teams, Delve, One Drive, One Note mm samtidigt som vardagen rusar på är en utmaning men den 11:e juni får vi se vad som händer. Jag beundrar vår internkommunikationsavdelning som inte är jättestor och som gör ett otroligt jobb. Vi har en grupp inom företaget på lite dryga 100 personer som är "superusers" av vårt intranät som får lite mer utbildning än övriga via webinarer och klassrumsutbildning men på 16 000+ anställda känns det som en droppe i havet och alla måste ta sitt egna ansvar att hålla sig uppdaterade av vad som händer. 
Jag och många assistenter är just superusers och jag känner mig väl så redo jag kan bli inför lanseringen. Kanske inte blir något inlägg från mig den 11:e juni men hoppas kunna berätta mer om det efteråt. 

Nu kör vi och i veckan skall jag berätta lite om olika sätt att hålla hjärnan igång. 
Börja med en positiv inställning är tips nr 1. 
Välkommen måndag!

on

Taggad

2018-05-31 Helen Ekdahl

Hej!

Det känns som det var ett år sedan jag anmälde mig att blogga och så var vi nästan här. Jag är så taggad att jag presenterar mig idag och så kör jag från nästa månad.

2017-12-08 10-38-58

Tiden går rasande fort och hur hamnade vi i juni? I morse var det musik på högsta volym i bilen, sommarkänsla och jag bara njöt av att tuffa fram stilla i bilköerna. Fantastiskt var sol kan göra för humöret. Nästan lite fredagsfeeling. 

Jag har haft en tuff period med många event och utbildningar i vår men håller tummarna för att juni lugnar ner sig lite.

Vem är då hon som är så taggad. Jo jag heter Helen Ekdahl och jobbar sedan 2011 som Executive Assistant på Alfa Laval i Lund. Halkade in i yrket lite på ett bananskal och jag tror inte det finns någon yrkesroll som passar mig bättre. Detta yrket är det svårt att tröttna på av tristess eller rutiner. Möjligen kan arbetsbelastningen vara lite väl tung emellanåt men ingen dag är den andra lik. Jag kommer försöka hålla mig till temat utbildning denna månaden men gissar att min vardag också kan komma att nämnas. 

På återhörande snart!
Helen

Karriärval och möjligheter!

2018-02-26 Ann-Sofi Sjöström

Det är Sportlov i Stockholm – vilket syns när jag tittar ut genom fönstret, lite skidåkning hägrar faktiskt och jag märker att det inte är lika lätt att få fatt i personer idag. 
Tänkte avsluta vår blogg den här månaden med lite tips, som vi nämnde i en tidigare blogg, om man är sugen på att börja kika på nytt jobb.
Det är inte fel att träffa en rekryteringskonsult helt förutsättningslöst, vi kan hjälpa dig med att bolla tankar men också komma med tips på hur du fixar till ditt CV. Skickar med några länkar, lite bra kvällsläsning för dig som är sugen på nytt jobb.

Här kan du läsa fem tips till dig som ska söka nytt jobb.
Här kommer tipsen om hur du gör succé på arbetsintervju.

Ni är alltid välkomna att kontakta mig och Eva om ni har några frågor och funderingar.
Tack för den här månaden, jätteroligt att gästblogga. Hoppas vi får återkomma! Hoppas också vi får träffa många utav er på IMA’s vårkonferens i Göteborg i april.

 Allt gott önskar Eva & Ann-Sofi på Inhouse

Ditt varumärke, Din roll och Ditt bidrag till företaget

2018-02-22 Ann-Sofi Sjöström

Svårt att förstå att veckan närmar sig sitt slut, nyss var det ju måndag. Tiden går fort när man trivs med sitt jobb. Igår var det en extra rolig dag då den avslutades med ett nätverksmöte med IMA-medlemmarna i East.

Vi träffades på nyrenoverade Radison Blu Strand Hotel  vid Nybroviken i Stockholm och, i alla fall jag, imponerades av det otroligt fint renoverade hotellet med fantastiska mötesmöjligheter och av deras generositet. Dit vill jag gärna återkomma många gånger.

Jag och Eva från Inhouse höll en workshop med temat ”Ditt varumärke, Din roll och Ditt bidrag till företaget”. Vår roll som Executive Assistants är inte alltid så lätt att förklara. Många undrar vad vi gör och har vi inte tänkt igenom vår presentation kan det lätt resultera i att vi ibland förminskar vårt uppdrag.  Som Executive Assistants arbetar vi oftast på ledningsgruppsnivå och vi möjliggör för våra chefer att företaget når sina mål och visioner. Vi ”workshopade” flitigt och tog fram varsin hiss pitch som gav upphov till hög energi, många skratt och väldigt bra pitchar. Dessa kommer att sammanställas så att vi kan dela och låna av varandra, såsom bra idéer skall göras.

Vi hörs snart igen!

Inhouse