AI kommer inte ersätta projektledare - tvärtom!

AI förändrar projektledarrollen

Projektledarrollen är mitt i en snabb förändring. Nya krav, högre tempo och allt mer komplexa projekt gör att många projektledare söker smartare arbetssätt. Vi bad Mikael Westerlund, som utvecklat kursen "AI för projektledare" som har premiär på Företagsuniversitetet i vår, dela sina tankar om varför AI just nu börjar spela en allt större roll i projektledning.

Varför började du intressera dig för AI i projektledning?
– Alla som arbetar med projektledning känner igen att dokumentation, administration och uppföljning tar en stor del av arbetstiden. De stödverktyg som funnits har bara hjälpt till viss del, men när generativ AI blev tillgängligt blev det tydligt att tekniken kan avlasta just den typen av uppgifter. Samtidigt har projekten blivit mer komplexa, vilket gör det ännu viktigare att kunna lägga mer fokus på rätt saker.

Vad är det som har förändrats i projektlandskapet de senaste åren?
– Tempot har ökat kraftigt och projekten involverar fler intressenter än tidigare. Kraven på tydliga business case, realistiska planer och proaktiv riskhantering har också ökat. Men projektledarens tid har inte blivit mer generös. Därför behöver vi arbeta mer strukturerat – och där kan AI bidra både med tempo och bättre beslutsunderlag.

Hur tror du att AI kommer påverka projektledarrollen framöver?
– Jag tror att AI blir ett naturligt stöd i projektarbetet, ungefär som projektplaneringsverktyg blev när de introducerades. Det som påverkas först är framtagandet av till exempel projektplaner, kravspecifikationer och statusrapporter. Det frigör tid till sådant som fortfarande kräver mänskligt omdöme: ledarskap, kommunikation och problemlösning.

Kan du ge ett konkret exempel på hur AI kan hjälpa i ett projekt?
– Tänk dig att du ska starta ett nytt projekt. I stället för att börja från ett tomt dokument kan AI snabbt hjälpa till att analysera bakgrundsmaterial, skapa ett första utkast till ett projektdirektiv och föreslå en struktur för projektplanen. Under möten kan AI transkribera diskussioner och direkt efteråt ta fram ett tydligt protokoll. Det sparar mycket tid och gör att projektledaren kan vara mer närvarande i själva mötet.

Vad är den största missuppfattningen om AI i projektledning?
– Att AI ska ersätta projektledaren. Det är egentligen tvärtom. AI fungerar bäst som ett stöd som gör det lättare att vara strukturerad och förberedd. Det är fortfarande projektledaren som måste förstå organisationen, hantera intressenter och fatta besluten.

Om du blickar några år framåt – vad kommer skilja projektledare åt?
– Jag tror att skillnaden kommer ligga i hur man använder AI som stöd i sitt arbetssätt. De som lär sig kombinera teknik med klassiska projektledningsmetoder kommer kunna arbeta både snabbare och mer strategiskt. Och framför allt lägga mer tid på det som faktiskt driver projekt framåt.

Läs mer om kursen AI för projektledare och boka dig här.