Börjar din dagen med mejlen?

Hur börjar du din arbetsdag? Vad är det första du får se när du startar datorn? En översvämmad mejl? När jag startar min dator för arbetsdagen så gör jag som (förmodligen) alla andra… jag klickar på ikonen för Outlook. Det är som en reflex, lika fast i ryggmärgen som att andas.

För att öka oddsen att hamna rätt, och inte slukas upp av alla ärenden i mejlen, har jag ställt in Outlook så att den startar med kalendern. På så sätt lurar jag mig själv att först titta på vad som är viktigt för den här dagen. Jag har ju dagen innan bestämt vad som är viktigt att starta nästa dag med. Om jag tittar i mejlen först är det lätt att det blir "Jag ska bara göra bort de här snabba ärendena innan jag börjar med XXX".

Läs mejlen 3-4 gånger per dag

Jag planerar in att hantera mejlen cirka tre gånger per dag. På morgonen (ofta strax före fikat och ibland det första jag gör), vid lunch och innan jag går för dagen. Det som är viktigt att notera är att jag då bara hanterar mejlen, inte börja jobba med ärendena i mejlen. De är dessa gånger jag sorterar in dem i uppgifter som läggs i kalendern. För att det här ska fungera bra har jag stängt av alla funktioner som meddelar att jag har fått ett nytt mejl, för att undvika "Jag ska bara kolla vad det var….".

När jag går för dagen strävar jag efter att ha så få mejl kvar i både inkorgen och skickat som möjligt. Ofta är den tom, eller max 3 mejl, vilket är min gräns. Det här gör också att antalet mejl som hunnit komma in till nästa morgon är färre.

Undermappar – Javisst!

Självklart har jag undermappar där jag sparar en del mejl.  Exempelvis för anmälningar till konferenser och kundevent, sparade mejl till min chef etc. Här gäller det att hitta sin egen struktur. Kom bara ihåg att rensa med jämna mellanrum.

Men blir inte folk sura när du inte svarar direkt?

Jag upplever att om någon har ett brådskande ärende, då ringer de till mig. Gör dessutom klart, kanske framför allt med din chef, om hur du jobbar. Jag och min chef har gjort upp att det är SMS eller telefon som gäller om något är akut. Därför behöver jag inte titta i min mejl när jag inte jobbar.

Mina tips till dig

• Ställ in Outlook så att du startar med kalendern.
• Läs mejlen vid bestämda tillfällen på dagen - då hanterar du mejlen, inte jobba med dem.
• Slå av de funktioner som visar att ett nytt mejl har kommit in och bestäm dig för vilka tider på dagen du kollar din mejl.
• Bestäm dig för att ha en tom, eller nästan tom (sätt en gräns), Inkorg när du går för dagen.
• Prata med din chef om hur ni kommunicerar med mejl, telefon mm. Kanske resten av avdelningen eller arbetsplatsen hakar på?

 

Ha det så gott så syns vi på fredag!

Vi avslutar väl med en länk till Petra Brask igen

Hur ska jag hinna svara på alla mejl?