Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

Större projekt - planera ut tiden

2018-11-13 Anna Malmström

Den här veckan är lugn i det avseendet att det är få möten och bra med tid för att arbeta med större projekt. Jag behöver bli klar med några instruktioner kring GDPR, sprida information till berörda samt kontrollera att allt flyter på som det är tänkt. Även om jag anser att det är ett mycket viktigt område ska jag erkänna att det inte är den mest inspirerande arbetsuppgiften. Risken är stor att det blir en surdegspadda. För att få det här att fungera har jag därför planerat in flera tillfällen under den här veckan, istället för en hel dag. Att boka en hel dag att arbeta med en sådan grej vet jag med erfarenhet att resultatet blir sämre och i slutändan tar det längre tid, i alla fall för mig.

Min vecka ser ut så här.

 

projekt vecka

 

Det är en rätt skön känsla att ha så mycket luft i kalendern en hel vecka. Det hör inte till vanligheterna. Nu finns det självklart en hel del arbetsuppgifter som ska göras, men då en sådan här vecka inträffar brukar jag dagen innan fördela ut tiden för nästa dag, istället för på fredagen veckan innan.  Med undantag då för ”projekttiden”. Är veckorna mer hektiska, fulla med möten och förflyttningar, då är jag noggrann att planera tiden redan veckan innan så att jag inte ”lovar bort” tid som jag inte har.

När jag har ett större projekt med många delmoment har jag även här en uppgift i kalendern som innehåller alla delmoment. Jag stryker över dem när det är klart. Uppgiften är ”odaterad” och finns i listan över alla mina uppgifter. Du hittar den listan lätt genom att i Outlook klicka på knappen för Uppgifter längst ner i vänstra hörnet.

menyrad

Om mina projekt sträcker sig över månader, brukar jag vara noga med att planera in tid under varje vecka bara för att synliggöra att jag ska avsätta tid för det projektet varje vecka. Hur mycket tid jag avsätter varje vecka avgörs av hur stort projektet är och hur mycket tid jag beräknar att jag behöver varje vecka.

Vi syns på fredag! Då avslutar jag denna bloggarmånad.