Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

Kalenderhygien

2018-11-06 Anna Malmström

Det gäller att hitta sitt system för kalendern som gör att det verkligen fungerar för dig och det jobb du gör. Om du har hängt med mig sedan tidigare så vet du att jag färgar tiden i min kalender och att färgerna hänger ihop med de uppgifter som finns uppsatta för just den dagen. En rolig grej med ”färgsystemet” är att jag rätt snabbt kan få överblick över hur mycket tid olika saker tar. Eftersom jag har en delad yrkesroll så slits jag ibland mellan dessa och tycker ibland att den ena tar för mycket tid. Då är kalendern ett bra verktyg för att kontrollera om så verkligen är fallet. Dessutom är den ett bra underlag till diskussioner om prioriteringar av arbetsuppgifter, när jag diskuterar med min chef.

Den här arbetsveckan ser ut så här

min arbetsvecka 45

 

Några kom-ihåg-tips

Ledig eller upptagen? Om det är arbetsuppgifter du kan tänka dig att flytta på, exempelvis för att någon vill boka dig för ett möte eller annat, se till att markera tiden som ledig och inte upptagen. Lika viktigt är det att markera tiden som ”upptagen” om det verkligen är något du behöver göra, exempelvis att hinna till en deadline. Då ska ingen kunna boka ett möte med dig, för du är upptagen med annat.

Påminnelse eller ej? Jag har valt att möten med andra personer får jag en förvarning 15 minuter före mötet. De tider som jag ”färglägger” för att hålla koll på min egen arbetsdag, de har ingen förvarning.

Planera måttligt. Du kan planera hur detaljerat som helst, hur långt i förväg som helst. Men hitta en nivå som passar dig. För mig brukar fredagar vara den dag jag gör en överblick över nästa vecka. Men ju längre bort tidpunkten är, desto mindre planerat är det i kalendern.

Vardagen där hemma

Även mina aktiviteter på fritiden lägger jag in till viss del. Till vardags är jag mamma till en 10åring, gillar att umgås med vänner och familj, träna samt är ordförande i skidsektionen för en idrottsförening. Vi har därför en hel del aktiviteter att hålla reda på i familjen, särskilt eftersom maken är tränare i samma idrottsförening. Ett tips – boka i varandras kalendrar om ni har sådana. När jag exempelvis har styrelsemöte i idrottsföreningen, skickar jag en bokning till min man, då vet han att jag är borta.

Jobb och vardag i samma kalender?

Jag har valt att ha alla bokningar i samma kalender för enkelhetens skull. Jobbet påverkar ju fritiden och tvärt om. Det jag däremot är sträng med är att jag inte kollar jobbmejlen när jag inte jobbar och jag får ingen notis om nytt mejl via mobilen heller. Jag har kommit överens med min chef om att vi ringer eller SMSar om något är akut.

Jag önskar dig en färgsprakande fortsättning på veckan. Vi avslutar som vanligt med en video.

Petra Brask om "Hur slutar jag helgjobba?"