Framgångsrecept för assistenter på alla nivåer

Assistentrollen har en ljus framtid, den innehåller många av de arbetsuppgifter som även fortsättningsvis kommer att behövas. Det är ”möjligheternas roll”, som Elena Aylott uttrycker det. Hon är en välkänd profil - och en kvinna som onekligen personifierar lärande!

Flow – att hitta och skapa de rätta flödena. Det är det viktigaste för assistenter både i yrkesrollen och som person. Inte minst nu när assistentrollen blir mer strategisk och också omfattar internkommunikation. Det underströk Elena Aylott när hon deltog i ett samtal på Vidgade Vyer, lett av Företagsuniversitetets Daniel Kjellsson.

– Flow är viktigt. Flow är en livlina, finns inte den kommer inte strategier att hjälpa, poängterade hon.

Hon beskrev sin egen resa från journalist- och kommunikatörsutbildningen i Ryssland till det första arbetet som executive assistant på Oriflame för 13 år sedan och till den position hon har i dag, som Senior Director Employee Experience, med personalansvar för 19 personer.

- Det absolut bästa är att lära sig business, det kommersiella. Och så ska man tänka på att jobbet blir det man gör det till, rekommenderade hon.

- Kan man, ska man också ta chansen att vara med andra människor som jobbat länge i sitt professionella liv och ta till sig deras kunskap.

Själv har hon kanske mest haft nytta av att läsa vd-rapporterna;

- Genom att läsa dem kan jag se den röda tråden och förstå hur allting påverkar företaget och produktionen – men så småningom också se om det saknas något. Det ger enormt mycket när man vet och förstår vad som pågår i företaget, underströk hon.

Eget ansvar för lärandet

Lärande och livslångt lärande är aktuella frågor i tider då alla också pratar digitalisering, automatisering och längre arbetsliv. Elena menade att man inte bara ska lära sig något för lärandet skull utan att det måste finnas en mening.

- Det handlar om att fundera över vad man behöver lära sig och varför. Tiden är knapp så det måste kännas meningsfullt.

För Elenas egen del handlar det om "necessity based learning", alltså att hon tar sig tid att lära sig när hon faktiskt behöver kunna något.

– Du ska lösa något på plats och behöver kunskap just då.

Hon påpekade även att alla har eget ansvar för den personliga utvecklingen. Att ta nya steg och addera något i sin roll är angeläget, men det måste utgå från en själv.

– Assistenten är möjligheternas roll men det kommer inte serveras på silvertallrik utan det är upp till er vad ni gör av rollen och hur ni utvecklas.

- Man kan bli expert på det man gör, växla upp och ta större ansvar. Det är roligt att arbeta så. Eller så bestämmer man att man vill gå vidare. Det tar tid - men glöm inte att leverera på flow hela tiden, avslutar hon.

Elena Aylotts tips för framgång i assistentrollen:

• Lär dig affären i företaget
• Läs allt du skriver ut
• Ta lärdom av kollegor som jobbat länge
• Läs VD/CEO-rapporterna
• Samarbeta och lita på att andra kan göra sitt jobb själva

Fem insikter för ditt lärande:

1. Lär varje dag
2. Presentera din utvecklingsplan, vänta inte på den
3. Skapa "flow" i allt du gör
4. Framtidens Executive Assistant är inte ett annat jobb, det är gradvis utveckling ovanpå daglig leverans
5. Det här är möjligheternas jobb