Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

En färgglad dag

2018-10-25 Anna Malmström

Morgonen började med snöfall och lite av en fredagskänsla infinner sig. Synd bara att kalendern säger att det är torsdag .

snöig morgon

 

Efter två heldagar med ledningsgruppen infann sig ett akut läge med ett protokoll som snabbt behövde bli klart. Jag ägnade 15 minuter på morgonen att strukturera upp dagen lite mer i detalj, för att kunna känna lugnet. ADM-tid (gult) fick prioriteras först, Bloggen (rosa) fick komma därefter så att jag får lite kreativt arbete innan jag återigen fokuserar på en hel del administrativa uppgifter. Dagen avslutas med ”svart- ADM-tid” som för mig innebär, mejl och få koll på kommande dagar i kalendern.  Ja, så behöver jag eventuellt hjälpa chefen med ett dokument (orange/rött) innan jag går för dagen.

 

Så här blir min dag

min arbetsdag

 

Jaha, och hur vet jag då vad jag ska göra då det är rosa, gult eller någon annan färg i kalendern? Jo, jag skapar uppgifter i Outlook. Dagens ”att-göra” ser ut så här.

 

Mina uppgifter idag

 

När jag har skapat uppgiften kategoriserar jag den med en färg. För mig är gult administration, rosa kommunikation, uppgifter från min chef är röd/orange etc. Du kan göra uppgifterna enkla eller mycket avancerade. Längst ner i inlägget hittar du en länk till Microsoft office som kan vara till hjälp för exakt hur du går tillväga.

Det praktiska med att ha uppgifterna i Outlook istället för på papper är att de hänger med i mobilen och datorn. Om jag snabbt behöver jobba någon annanstans , ex hemma eller på resa, så finns uppgifterna lätta att nå.

Gulröda Fru Bråttom

Jag vill ofta ”göra bort” små korta administrativa ärenden, såsom bokningar, beställningar, fakturor etc innan jag börjar med det som är lite större arbetsuppgifter, även om de små ärendena inte är akuta. Det jag kom på under min coachning med Jessica är att dessa ofta tar energi eftersom jag snabbt vill komma till de roliga större uppgifterna. (Ja, jag är 75% gul och resten är i princip rött, så jag har rätt bråttom). De känns som ett hinder på vägen. Men genom att visuellt se att jag kommer att hinna dessa små ärenden, även om jag först ägnar mig åt ett större projekt, behöver jag inte göra bort dessa först.

 

Mitt tips till dig: Fundera över i vilken ordning du vill göra dina arbetsuppgifter. Hur behöver du blanda arbetsuppgifterna för att hinna göra dem i tid och i en sådan ordning att du hittar energi till alla uppgifter, även surdegspaddorna?

Å vart kommer då alla dessa arbetsuppgifter ifrån. Jo, oftast från den berömda mejlboxen så klart. Den som ofta svämmar över och gör att stressen infinner sig. Vi kikar mer på det nästa gång, vilket mest troligt blir på tisdag i nästa vecka.

 

Ett par länkar som kan hjälpa dig på traven

Skapa uppgifter i Outlook https://support.office.com/sv-se/article/Skapa-uppgifter-och-att-g%C3%B6ra-objekt-45a94e7b-a4ee-46ea-9823-c3423c0eab8e. Från den här länken kan du också fortsätta klicka dig vidare till andra instruktioner.

Petra Brask om att kategorisera en ”att-göra” https://www.youtube.com/watch?v=_Q_f-PxI7gI