Executive Assistant - diplomutbildning

Block 1

Assistent på ledningsnivå – ta yrkesrollen till en ny nivå

Vi startar utbildningen med att diskutera assistentens yrkesroll och vad som krävs i form av kunskap, kompetens och personliga egenskaper. Då ingår följande punkter:

• drivkraft och potential för yrkesrollen
• samarbete med chefen och "tänka som chefen".
• bygga och behålla goda relationer¨
• se och förstå gruppers olika faser och behov
• nätverk för utveckling

Att förstå och vara en del av affären

Kunskap om ekonomi, affärer och verksamhet är en förutsättning för att kunna vara det "strategiska bollplank" många chefer efterfrågar. Det kan handla om:

• företagsekonomiska begrepp
• förstå affären i intäkter och kostnader
• förstå och tolka en årsredovisning
• resultat- och balansräkning
• budgetprocessen
• så kan jag lära mig mer om min organisation och dess verksamhet

Block 2

Assistenten och ledningsgruppen 

Chefsassistentens roll har utvecklats till att bli en central funktion i samspelet med ledningsgruppen. Under dessa dagar sätter vi fokus på hur du som chefsassistent kan stärka ditt strategiska bidrag, skapa värde i samarbetet med ledningen och navigera i en roll som kräver både integritet, struktur och proaktivitet. Du får också en dag om AI och mötesdokumentation.

Värderingar och organisationskultur

Vi går igenom:

• hur värderingar omsätts i vardagen - från ord till beteenden
• organisationskultur i praktiken: vad som formar "hur vi gör saker här"
• EA:s som kulturambassadörer, konkreta sätt att att stärka värderingar och tillit
• analys av den egna organisationens kultur
• att arbeta med ledningsgruppen
• event för att bygga varumärke

AI och mötesdokumentation

Under denna dag lär du dig hur AI automatiserar mötesanteckningar, skapar tydliga beslutsunderlag och sparar tid. Du får på ett handfast sätt se vilka praktiska verktyg som finns om du behöver få ordning på röriga möten och följa upp åtgärdslistor. Det handlar om:

• generativ AI, plattforms-AI och andra typer av AI
• texter, bilder, presentationer med AI-stöd
• ta hjälp av AI för att strukturera, transkribera, sammanfatta, skapa beslutslogg och agera bollplank

Block 3

Assistenten och verksamhetens olika delar

Som Executive Assistant är du inblandad i många av företagets olika delar och processer. I det här blocket får du kunskaper bland annat om hur HR fungerar idag, om krishantering och hållbarhetsarbete. Kunskaper som ökar din kunskap om verksamheten och organisationen.

HR-funktionen från ord till handling

Dagen handlar om:

• HR-funktionens roll och uppgifter
• från strategi till praktisk verklighet
• IN–I–UT eller HR:s viktigaste processer

Krishanteringens grunder och framgångsfaktorer

• hur förbereder vi organisationen?
• arbetssätt och kommunikation i en akut händelse
• målgrupper, kanaler och budskap
• att möta och använda media i en kris

Hållbarhet och CSR

CSR och hållbarhet är numera en central fråga för hela organisationen och i högsta grad att betrakta som en ledningsfråga. FN:s Agenda 2030 och Globala mål för hållbar utveckling får ett allt större genomslag hos myndigheter, kommuner och näringsliv. Hållbarhetsfrågorna innebär utmaningar men också stora möjligheter för din organisation. Som chefsassistent är det viktigt att ha kunskap om dessa frågor för att själv bidra och kunna stödja chefen i arbetet:

• · Agenda 2030, hållbar utveckling och CSR
• · utmaningar för Sverige och världen
• · statens, kommunernas, näringslivets – och din roll
• · verktyg och metoder

Block 4

Effektiv kommunikation och ledarskap

Kommunikation är chefsassistentens allra viktigaste verktyg. Ofta fungerar du som en länk mellan din chef och övriga medarbetare, kunder, samarbetspartners och andra intressenter. För att bli framgångsrik i rollen gäller det att ha välslipade verktyg, både vad gäller kommunikation och ledarskap. Det handlar om:

• formellt och informellt ledarskap samt självledarskap.
• effektivt mötesledarskap 
• utvecklande- och förstärkande feedback
• professionellt påverkansarbete (retorik)
• konflikthantering och svåra samtal

Block 5

Project Management

OBS! Genomförs på engelska

Chefsassistentens roll blir allt mer strategisk, med ökade inslag av projektledning och koordinering. Under dessa två dagar får du praktiska verktyg för att planera, driva och följa upp projekt, stärka samarbetet med intressenter och skapa struktur i en agil miljö. Målet är att du ska kunna arbeta mer proaktivt, effektivisera din vardag och ta en tydligare, värdeskapande roll i organisationen. Vi talar om:

• Empowering Executive Assistants and Admins to take on PM roles
• Achieving Project Execution, Control & Management Excellence in 2026
• Core Competencies every Assistant needs to have for PM
• Mastering Collaboration, Communication & Negotiation among project stakeholders
• Planning like a Pro – in times of change & agile environment
• Maintaining control of Budgets
• Latest hacks for Task Management, Inbox Management & Calendar Management

Block 6

Säkerhet, riskbedömning och personsäkerhet

Vi tar bland annat upp:

• teknikens utveckling och vikten av informations- och cybersäkerhet
• att bygga säkerhetskultur med hög risk- och hotmedvetenhet
• social engineering

Etiska dilemman

Workshop - tillsammans diskuterar vi etiska dilemman i assistentrollen.

Diplomering och personlig handlingsplan

• individuell utvecklings- och handlingsplan
• genomgång av diplomeringsuppgiften - diskussion, reflektion och analys
• diplomering