Executive Assistant - diplomutbildning

Block 1

Assistent på ledningsnivå – ta yrkesrollen till en ny nivå

Vi startar utbildningen med att diskutera assistentens yrkesroll och vad som krävs i form av kunskap, kompetens och personliga egenskaper.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

• proaktivitet
• drivkrafter
• "att tänka som chefen"
• nätverk för utveckling
• bygga och behålla goda relationer
• nätverk för utveckling

Att förstå och vara en del av affären

• kunskap om ekonomi, affärer och verksamhet är en förutsättning för att kunna vara det "strategiska bollplank" många chefer efterfrågar.
• företagsekonomiska begrepp
• förstå affären i intäkter och kostnader
• förstå och tolka en årsredovisning
• resultat- och balansräkning
• budgetprocessen

Block 2

Effektiv kommunikation

Kommunikation är chefsassistentens allra viktigaste verktyg. Ofta fungerar du som en länk mellan din chef och övriga medarbetare, kunder, samarbetspartners och andra intressenter. Du blir också företagets ansikte utåt. För att bli en framgångsrik kommunikatör gäller det att ha välslipade kommunikationsverktyg och att veta hur man undviker "blindskären".

Utveckla en medveten kommunikationsstrategi

• förberedelser – vad vill jag uppnå?
• genomförande – vem eller vilka är mina mottagare?
• uppföljning – hur får jag återkoppling?
• motivationsfaktorer – vad får oss att vilja lyssna?

Argumentation och presentationer

• argumentationsteknik – att sälja in idéer och budskap
• finslipa din presentationsteknik
• förhandlingsteknik – på "stående fot"

Block 3

Som Executive Assistant är du inblandad i många av företagets olika delar och processer. I det här blocket får du kunskaper bland annat om hur värderingar och organisationskultur påverkar medarbetare och verksamhet. Du får också grundläggande praktiska kunskaper i krishantering samt en inblick i hur HR fungerar idag.

Värderingar och organisationskultur

• hur värderingar skapas och yttrar sig i olika nationella kulturer
• subkulturer i organisationen
• analys av den egna organisationens kultur

Krishanteringens grunder och framgångsfaktorer

• riskanalys, krisberedskap och åtgärder
• krismöten, agenda och minnesanteckningar
• målgrupper, talespersoner och kanaler
• när krisen sker - företagets roll
• budskapsformulering, coacha talespersoner och stötta medarbetare
• intern kommunikation, massmediekontakter och sociala medier

HR-funktionen från ord till handling

• HR-funktionens roll och uppgifter
• från strategi till praktisk verklighet
• IN–I–UT eller HR:s viktigaste processer

Block 4

Hållbarhet och CSR

CSR och hållbarhet är numera en central fråga för hela organisationen och i högsta grad att betrakta som en ledningsfråga. FN:s Agenda 2030 och Globala mål för hållbar utveckling får ett allt större genomslag hos myndigheter, kommuner och näringsliv. Det innebär utmaningar men också stora möjligheter för hållbarhetsarbetet i din organisation. Som chefsassistent är det viktigt att ha kunskap om dessa frågor för att kunna stödja chefen i arbetet.

• Agenda 2030, hållbar utveckling och CSR
• utmaningar för Sverige och världen
• statens, kommunernas, näringslivets – och din roll
• verktyg och metoder

Assistentens etiska dilemman

• workshop

Projektledning

• organisera projektarbetet effektivt
• skapa struktur och tydliga roller i projektet
• praktiska metoder och verktyg till din hjälp

Block 5 – genomförs i London

Skills for international communication

Under dagarna i London får du chansen att utveckla dina kommunikativa färdigheter på engelska, göra studiebesök och nätverka med engelska chefsassistenter.

• Cross cultural awareness
• Business networking: building good relationships with non-Swedish contacts
• Negotiations
• Summarizing skills
• Assertiveness: a confident style in all communication
• Presentation and argumentation
• Giving and receiving feedback

Block 6

Ledarskap

Som chefsassistent arbetar man nära ledningen och har ofta själv en informell, eller formell, ledarroll som kan handla om att leda både medarbetare, projekt och arbetsflöden. Man fungerar också som chefens förlängda arm.

• leda utan att vara chef
• utveckla det personliga ledarskapet
• anpassa ledarstil för att skapa resultat och bra relation
• värderingsstyrt ledarskap – med Valuesonline
• skapa effektivt samarbete
• hantera konflikter
• använda feedback för utveckling
• skapa väl fungerande team
• handlingsplan

Block 7

Säkerhet, riskbedömning och personsäkerhet

• Viktigt att tänka på i en säkerhetsskyddad verksamhet
• Teknikens utveckling och vikten av informations- och cybersäkerhet
• Att bygga säkerhetskultur med hög risk- och hotmedvetenhet
• Social engineering

Kreativ problemlösning

Problemlösning är vardag för en chefsassistent. Ett problem har sällan en enda lösning, det finns oändligt många. För att hamna rätt måste vi inte bara ha många lösningar att välja mellan, vi måste lösa rätt problem också. Och hur styr egentligen problemformuleringen lösningen?

Sammanfattning, avslutning och diplomering

Vi avslutar utbildningen med att sammanfatta kursen och se framåt. Hur kan du förvalta de nya kunskaperna och hur ska du fortsätta att utvecklas inom yrkesrollen?

• individuell utvecklings- och handlingsplan
• diskussion, reflektion och analys