Maria Cirillo är i dag Executive Assistant på Skogsindustrierna. Hon har under sina många år som assistent på ledningsnivå, både på svenska och internationella företag, administrerat minst ett trettiotal årsstämmor. Hon tycker att årsstämman är en av årets höjdpunkter. Maria är tillsammans med juristen Josephine Borg kursledare på kursen ” Årsstämman – förberedelser och genomförande”.

Vad är viktig att tänka på?

- För att känna dig trygg med att årsstämman ska bli lyckad och allt runtomkring ska fungera bör du ha en tydlig ”timeline” för dig själv så att du kommer i gång i tid och inte missar något på vägen. Det är mycket formalia kring årsstämman, handlingar som ska samlas in, röstlängder som ska upprättas bland annat.

- Man ska heller inte underskatta vikten av att skapa en trevlig och proffsig miljö där stämman ska genomföras. Samt att allt som ska finnas på plats den dagen är på plats.

Vad kan gå fel?

- Jag har inte varit med om att så mycket har gått fel, men risken att t.ex. röstlängden inte stämmer finns. Det är viktigt att den är korrekt. Att årsredovisning är påskriven och samtliga handlingar korrekt upprättade.

- Sen finns ju också risken att ordföranden eller sekreteraren kan bli sjuk och då är det bra om man har en backup.

- Annars är det väl kanske mest praktiska saker som kan ställa till det lite. Att man missat att någon behöver hörslinga eller rullstolsramp eller att man inte har noterat allergier eller beställt fel antal blombuketter till avtackningen.

Hur kommer det sig att du tycker att det är så roligt att jobba med årsstämman?

- Det är lite högtidligt. Man gör bokslut för året som gått och det är en avspark för det nya som ska komma. Det är lite som nyårsafton. Jag tycker också mycket om att ge service till vd och styrelse och skapa förutsättningar för att de ska kunna göra sitt jobb på bästa sätt. Årsstämman handlar mycket om formalia men det visar även om organisationen och administrationen är välskött.