Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Livslångt lärande, generella kunskaper och insikter utöver det vanliga

Vidgade Vyer: Skydda ditt fokus och bli mer produktiv

2015-02-12 Daniel Kjellsson

Vidgade Vyer är Företagsuniversitetets konferens för assistenter och sekreterare. Nu på tisdag (17 februari) är det dags igen och det är ett stjärnspäckat program som väntar. 

En av konferensens många höjdpunkter lär bli Jerker Davidssons föreläsning om hållbar effektivitet. Den handlar om att skydda sitt fokus, använda såväl hjärna som e-postklient för ett mer produktivt arbetssätt – och struktur.

jerker

Jerker Davidsson.

Jerker, du säger att vi alla har en medfödd förmåga att leda och organisera oss själva. Vad menar du med det?

– Många organisationer har en kultur där man kontrollerar sina medarbetare på detaljnivå. Känslan som byggs upp är misstro och vi kommer in i en spiral där det viktigaste är att inte göra fel. Vi vill istället sätta fokus på att organisationer som ger rätt förutsättningar till sina medarbetare genom en friare arbetsmiljö också kommer att frigöra den naturliga förmågan att vilja vara produktiv.

På vilka sätt utmanas vårt vardagliga fokus idag, som det inte gjorde för några år sedan?

– Vi har ett ständigt ökande informationsflöde omkring oss och vi förväntas vara ständigt tillgängliga. Först blev vi digitala när internet slog igenom och nu är allt mobilt. Vår hjärna har en stark inbyggd drivkraft att upptäcka det nya, samt en vilja att ha kontroll och överblick. Därför gillar vi information och intryck och dras till detta hela tiden. Det är svårt att undvika.

Hur tror du att det påverkar oss och vårt arbete?

– Hjärnan har en begränsning gällande fokus och koncentration som påverkas negativt av antalet intryck vi utsätter oss för. Tiden och energin det krävs av oss för att komma in i fokus på vårt arbete ökar alltså under en dag och därför kan vardagen kännas splittrad. Ibland uppfattar vi det till och med som “omöjligt” att koncentrera oss ordentligt på grund av allt som pågår runt omkring.

Varför är det viktigt att lära sig bli mer produktiv och “skydda” sitt fokus?

– Dels handlar det om effektivitet, vi kommer inte att vara konkurrenskraftiga över tid med ett splittrat tänkande. De flesta idag är "tankearbetare" och är beroende av sin koncentration för att kunna göra sitt jobb på ett bra sätt. Den andra aspekten är välmående och engagemang. Med bristande överblick och kontroll tappar vi snabbt känslan av att arbetet är meningsfullt och det ökar oro och stress i vårt system.

Du pekar ofta på vikten att lära sig prioritera. Hur lär man sig det?

– Vi försöker sätta fokus på samspelet mellan tekniken och vår hjärna. Tekniken kan hjälpa oss att strukturera och ge oss en bättre överblick över allt som vi "borde" göra. Med det verktyget kan vi lättare fatta medvetna beslut om vad vi lägger vårt fokus på, det vill säga prioritera.

Under Vidgade Vyer så kommer du bland annat att prata om hur man använder sin smarta telefon och sin e-postklient för att bli mer produktiv. Många ser nog snarare dessa “kamrater” som stressmoment. Kan du ge ett smakprov på hur man vänder på steken?

– Absolut. Det ständiga flödet av nya mail är någonting som stressar oss. Samtidigt är vi alltid nyfikna på det nya, vilket är en paradox. Här behöver var och en fatta ett medvetet beslut om hur ofta det är rimligt att öppna mailen. Det vi istället löpande bör stämma av mot är en uppdaterad lista på våra prioriteringar som vi enkelt kan ha tillgängligt i våra digitala verktyg. Vi skiftar alltså fokus från det vi själva beslutat är viktigt att göra, till det som andra vill att vi ska göra.

Se hela programmet för Vidgade Vyer 2015 – och anmäl dig – här.