Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Livslångt lärande, generella kunskaper och insikter utöver det vanliga

Elena Aylott – en rockstjärna bland chefsassistenter

2015-06-15 Daniel Kjellsson

Om det är möjligt att uppnå rockstjärnestatus bland chefsassistenter torde det vara en rimlig beskrivning på Elena Aylott. Efter sju år som Executive Assistant på Oriflame Cosmetics, samt styrelseuppdrag inom EUMA Sweden, tog Elena i november 2014 nästa steg uppför karriärstegen.

Ny titel inom Oriflame är Director CEO Office och Internal Communications. I denna exklusiva intervju delar Elena med sig av sina drivkrafter och bästa råd till Sveriges chefsassistenter.

elena-aylott

Elena Aylott.

Elena, hur ser din roll ut idag?

– Jag har två medarbetare som rapporterar till mig. Vi är fortsatt ansvariga för att planera och strukturera arbete och kalender för vår vd men jag har också ett utökat strategiskt ansvar för bland annat internkommunikation och samordning av kommunikationsinsatser i bolaget.

Om vi tittar bakåt i tiden, hur kom det sig att du började som Executive Assistant?

– Jag är ursprungligen språkvetare, har en mastersexamen från Moskvas statliga universitetet och bakgrund som marknadsförare och kommunikatör. När jag först valde att hoppa på utmaningen som Executive Assistant på Oriflame var det många vänner som såg det som en steg i fel riktning. Jag tyckte precis tvärtom – att arbeta som Executive Assistant är den bästa affärsskolan man kan få.

Hur visste du det redan då?

– Jag var alltid intresserad av affären och av organisationer och visste redan då att jag själv ville bli vd en dag. För mig var det uppenbart: vart lär jag mig mest om affärsmannaskap, ledarskap och arbetet som vd, om inte precis intill (honom eller henne)?

När du först började arbeta som Executive Assistant, hur tog du dig an uppgiften?

– Jag bestämde mig för att aktivt arbeta för att bli så bra som möjligt på mitt område. Jag läste mycket, blev medlem i EUMA Sweden-nätverket (European Management Assistants) och deltog i EUMAs utbildningsträffar varje månad för att lära mig från kollegor, hela tiden bli bättre och hålla mig kontinuerligt uppdaterad. Jag tänkte att ju bättre jag kan utföra mina arbetsuppgifter, desto bättre kan jag hjälpa vår vd. Ju bättre VD presterar, desto bättre presterar företaget.

Vad är en bra Executive Assistant?

– Rollen som sådan kan vara lite mystisk. Om en Executive Assistant gör sitt jobb perfekt, blir denne per definition osynlig. Då flyter allting på precis som planerat. En Executive Assistant kan vara lite som en traditionell IT-avdelning; bara synlig när någonting går fel. Men det är ens hela syfte – att ge andra en perfekt grund att gro på.

Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?

– Det viktigaste är tillit, totalt öppenhet och lika grundläggande värderingar i förhållningssätt till människor runt omkring. Både chefen och assistenten ska känna att det är rätt. Då törs man stå upp för varandra. En vd-assistent en av de få i bolaget som fullt förstår vad vd-skapet innebär – ensamhet och det ultimata huvudansvaret. Man ska vara på samma våglängd (on the same wave). Ibland blir det lite spooky när min chef kommer in i rummet och jag redan vet vad han kommer att säga och svarar utan att han har hunnit ställa frågan. Då brukar vi skratta mycket. Men skämt å sido, man ska nästan läsa varandras tankar och man ska vara oerhört öppen med varandra. Ofta är det bara assistenten som vågar säga sanningen till chefen. Vikten av det ska inte underskattas.

Tycker du att vd-assistenten kan ta över jobbet som vd?

– Det kan man visst! Sådana fall finns även i Sverige. Till exempel Görel Hanser som började sin karriär som Stikkan Andersons sekreterare och sedan blev vd själv. Många kallar Executive Assistent för ett dead-end jobb. Det tror jag inte alls på. Det är upp till var och en vad man gör jobbet till. Det är förstås viktig att ha en bra chef som tror på dig och hjälper dig att växa.

Vad vad bakgrunden till din senaste befordran?

– Som Executive Assistant är man ofta spindeln i nätet, en position som företag kan utnyttja för att skapa extra värde. Du har ibland ett perspektiv som ingen annan inom företaget har, du vet mer än de flesta om allt som pågår. I vårt fall fick jag först ansvaret att hjälpa vd att koordinera vår globala kommunikationskommitté. Så småningom blev ansvaret helt mitt. Genom vårt arbete i kommunikationskommittén kom det fram att vi behövde ta hand om internkommunikation på ett strategiskt sätt, som vi inte gjort tidigare. Internkommunikation är en viktig fråga som dessutom vd äger på Oriflame. Jag har jobbat med internkommunikation mycket tidigare också, dock utan det officiella mandatet. Nu ligger hela ansvaret på mig. Alla frågor som vd äger men som du som assistent kan ta ansvar för är guldlägen att växa som professionell.

På tal om kommunikation. Varför är det viktigt att slipa den egna kommunikationen?

– Som Executive Assistant har du egentligen ingen egen röst. Det du kommunicerar är, direkt eller indirekt, vds ord. Det är alltså av vikt att du inte bara är korrekt utan också på samma våglängd som din chef. Kommunikation är ett område som kan “make or break” en chefsassistent. Om din kompetens underlättar för vd eller till och med får denne att se bra ut, är det ovärderligt. Om din kompetens inte är vad den borde vara, dock – är det dags att börja jobba med det.

elena-aylott-2

Elena Aylott tar emot Företagsuniversitetets pris som Upcoming Professional of the Year 2012.

Om man som chefsassistent har ambitionen att växa på jobbet, få utökade ansvarsområden och överlag bli bättre på sitt arbete – är projektansvar en bra väg att gå?

– Verkligen bra, det är precis så jag arbetat med min karriär. Om man arbetar många år på samma arbetsplats är det lätt att bli bekväm och tappa fart. Att ta ansvar för olika projekt är ett bra sätt att lära sig nya saker, möta nya människor och komma utanför de arbetsuppgifter som man vid det laget kan utan och innan.

Om det inte finns uppenbara projekt att ta sig an, hur hittar man dem?

– Som Executive Assistant sitter du normalt redan i ledningsgruppen och känner till allt som sker runt om i företaget. Erbjud din hjälp när någonting dyker upp. Om du själv vill hitta något så rekommenderar jag alltid kostnadsbesparande åtgärder, det är svårt för någon att protestera mot ett projekt som direkt positivt påkerkar sista raden. Kan vara alltifrån inköp till konferenser till leverantörer. Vill du vara lite modigare så kan du såklart också komma mer rena affärsidéer. Tänk då inte på vad som är bra för dig, utan vad som är bra för företaget. Det ger kredibilitet.

Att hitta en billigare konferensgård är en sak, att pitcha en affärdidé en annan. Vilka är dina bästa råd till den som inte än känner sig trygg med affärskunskaperna?

– Mitt råd är att alltid ha ambitionen att förstå det du är delaktig i. Om vi förbereder handlingar inför ett möte vill jag gärna förstå dem. I början av min karriär kunde det till exempel vara att slå upp ett speciellt ord eller lära mig mer om affärsplaner och årsredovisningar. För en person som mig är det nästan provocerande att förbereda en affärsplan inför ett ledningsgruppsmöte – utan att förstå mig på affärsplaner. Att lära sig hela sitt professionella sammanhang skapar ökad förståelse och med det kommer åsikter och idéer.

Ett affärstänk, med andra ord.

– Precis. När du förstår den egna affären på djupet kommer du också att bli än mer motiverad att hjälpa denna. Nästan allt handlar om budget och hur du som enhet och ni tillsammans kan förbättra resultatet. Träna dig på att alltid påvisa affärsnyttan med alla idéer och förslag. Besparingar, förbättringar, effektiviseringar eller annat som har direkt påverkan på kundnöjdhet och resultat. När du kommit hit är du en superresurs!

Du har varit involverad i Företagsuniversitetets kurs Executive Assistant - Masterclass för chefsassistenter. Varför tycker du att det är ett bra beslut att gå kursen?

– Kursen kommer att hjälpa dig bli bättre och mer trygg inom alla nyckelområden. Områden du redan tycker att du kan bra, kommer du att slipa ytterligare. För mig som person har det alltid varit viktigt att ständigt hänga med i utvecklingen och ha uppdaterade kunskaper. Man tycker att man kan någonting utan och innan men saker förändras hela tiden och på dagens arbetsmarknad är det viktigt att vara uppdaterad. Kursen på Företagsuniversitetet tas fram tillsammans med EUMA och är alltid ajour med det senaste i vår bransch.

Vad får en chef ut av att dennes assistent går kursen?

– Det är mycket motiverande att gå kursen, att känna att man blir än bättre i sin yrkesroll och bygger ett nätverk av likasinnade. Varje gång man kommer tillbaka från en kurs har man ny motivation, inspiration och insikt. Genom Executive Assistant-kursen blir chefsassistenten ytterligare en modern resurs som varje dag arbetar för att förbättra företagets och chefens resultat. Kunskap om ekonomi, affärer och kommunikation är dessutom hörnstenar i utbildningen.

På grund av din utökade roll inom Oriflame har du nu lämnat din position i EUMA Swedens styrelse, men under dina år i organisationen mötte du fler kollegor under ett år än de flesta hinner med under en karriär. Inom vilka områden fick ni oftast ge varandra tips och råd?

– Alltifrån bästa processen för att skapa och förbereda ett konferensprogram till alla olika byggstenar kring att arbeta effektivt med styrelsearbetet. Men också lönenivåer och personlig utveckling. Man kan läsa hur mycket artiklar och böcker som helst men få av dem kan mäta sig med faktiska erfarenheter från vänner i branschen. De två viktigaste råd jag kan ge är att 1) hela tiden försöka bli bättre, genom alltifrån kurser till att helt enkelt förstå det egna företagets affär i detalj. Och 2) att kontinuerligt försöka bygga ett så starkt nätverk som möjligt. EUMA Sweden en perfekt organisation för detta.

Är du intresserad av Företagsuniversitetets utbildning Executive Assistant - Masterclass för chefsassistenter, läs mer här.

Elena Aylott hittar du bland annat på LinkedIn.