Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Företagsuniversitetets blogg inom ledarskap

3 tips för dig som jobbar som projektledare

2016-08-19 Marlene Berglund

Formulera mål utifrån vad som ska vara klart

Mål har olika funktion när det gäller t. ex. att vinna en tävling, starta ett företag och att driva ett projekt. I en sportfinal gäller det att överträffa förväntningar och göra det som man kanske inte tror är möjligt, för ett nystartat företag kan det handla om att skapa och förmedla visioner, i ett projekt behöver mål formuleras så att vi är överens om vad som ska vara klart. Ett konkret mål hjälper projektledaren och teamet att hålla fokus, och beställaren vet när jobbet är gjort. Ett mål som är formulerat utifrån perspektivet – ”vad som ska var klart ”- stället för ”vad som ska göras” hjälper dig att veta just när projektet är färdigt. T ex definiera att projektet ”ska ha levererat en färdigbyggd bro enligt kravspecifikation den 14 juni” istället för ”projektet ska bygga en bro”.

Skapa spelregler för samarbetet

Vi tänker oftast att vi vet vilka förväntningar vi har på varandra. Det är klart att man ska gå på projektmöten, och hålla sig informerad om vad som händer t ex. Men deltagarna i ett projekt kan ha väldigt olika förutsättningar för att bidra, en rad olika uppdrag kan konkurrera om ens tid. Ett bra sätt att tydliggöra vilka förväntningar som finns på projektdeltagarna är att ägna första projektmötet åt att definiera spelregler för samarbete i projektet. Det blir mycket enklare om sådana spelregler är konkreta och om de är förankrade i gruppen genom att deltagarna tillsammans formulerar spelreglerna. I spelreglerna är det också bra att definiera hur vi uppmuntrar varandra till att leva upptill dem, dvs. redan från början skapa ett positivt klimat för feedback, skapa en bra vana som gör att samarbetet känns roligt och tryggt.

Använd lärdomar från projekt

Projekt som arbetsform ger fokus, och gör att vi kan leverera ett resultat inom den avgränsade ram som är definierad. Ofta hinner vi i slutet av projektet inte fånga upp erfarenheter, varken ur individernas perspektiv eller ur organisationens perspektiv. För deltagarna i ett projekt kan det kännas snopet att inte få utvärdera och tanka av sig sina erfarenheter från projekt. Som organisation missar man chansen att öka kunskapsmassan om hur projekt drivas på ett bättre sätt och vad som kan användas för organisationens utveckling. För att nå hit behöver man avsätta tid för utvärdering och återkoppling redan från början i projektets planering. Det behöver inte ta mycket kraft och tid, starta dialogen utifrån en enkel checklista och börja samla guldkorn!

Barbroinaction

Barbro Ögren, kursledare i projektledning