Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Blogg inom Kommunikation

Konsten att leda möten som skapar engagemang och effektivitet

2016-11-02 Lotta Eriksson

Möten utan mening och mål skapar inte engagemang. Det förstår alla. Samtidigt blir möten allt viktigare i takt med digitaliseringen. Framgångsfaktorn är att skapa effektiva möten, som inte bara löser problem utan som också skapar relationer.

 
Många tycker att möten i princip bara tar tid och är onödiga. De hörsammar förvisso möteskallelsen och går på mötet med ett block i handen, utan förväntningar - kanske snarare med en känsla av frustration. Med största sannolikhet är deras engagemang under mötet inte heller på topp. Nu kan du som håller i möten få verktyg för att skapa bättre möten med högre delaktighet – möten som också får effekt!

PernillaSilfverhjelm_w

– Det handlar om att bestämma vilken typ av möte man ska hålla, sätta upp ett mål för mötet och att anpassa mötet efter vad man vill uppnå med det, förklarar Pernilla Silverhjelm, som är en erfaren utbildare inom kommunikation, ledarskap och projektledning. Hon arbetar också som mötesledare i egna bolaget Silfverhjelm Consulting och är dessutom kursledare för Företagsuniversitetets nya kurs ”Att leda effektiva möten”.

– Det finns olika mötesformer för olika syften och det är viktigt att variera dem, så att mötesdeltagarna vet hur de ska bidra. 

Varför behövs det en kurs för att bli en
bättre mötesledare och få till effektiva möten?
– Därför att vi lägger enorma summor pengar på att sitta i möten och många upplever att mötena är ofokuserade och ett slöseri med tiden. Möten är dessutom bra för att skapa relationer och utan relationer gör vi inget bra jobb.

Vilka tycker du behöver
gå en sådan här kurs då?
– Alla som håller i möten och som behöver bli bättre på att förbereda mötet, ta ledningen och få resultat, så att det också får effekt för verksamheten.

– Man kanske har fått en ny funktion där man ska vara tydlig som mötesledare eller man kanske har fastnat i gamla hjulspår, själv eller i diskussionerna, och behöver få ny input.

Hur tycker du att
ett effektivt möte ser ut?
– Det har ett väl fungerande syfte och mål, en avgränsad tid – det får inte vara för långt – och en agenda som inte är för detaljerad men som innehåller rätt punkter.

– Man ska också i förväg veta om det är ett beslutsmöte, ett kommunikationsmöte, ett informationsmöte eller en workshop.

– Ett gott möte är ett möte där det händer något i att det är just vi som deltar, där vi alla tillsammans hittar nya lösningar på ett problem.

Och vem är du, som kan
så mycket om möten?
– Jag har jobbat som konsult på både företag och i andra organisationer och överallt har den här frågan dykt upp. Jag har samlat alla olika erfarenheter genom åren och så har jag läst mig till de senaste rönen kring möten och möteskulturer.

– Det står väldigt klart för mig att vi, inte minst i det allt större digitaliserade arbetsformatet, måste förändra våra möten.

Kursen ”Att leda effektiva möten”
är på två dagar, vad får man lära sig?
– Vi kommer jobba mycket upplevelsebaserat men också med diskussioner, checklistor och metodsamlingar. Bland annat ska vi testa olika mötesformer och olika kommunikationsstilar – och framför allt kommer deltagarna få lära sig en massa tips och tricks för att skapa effektiva möten framöver.

PERNILLAS TIPS FÖR ETT EFFEKTIVT MÖTE:
1. Tänk resultat. Vad ska mötet resultera i? Om du vet det blir det lättare att sätta specifikt mål och kalla rätt personer.
2. Avsätt rätt tid för de olika mötena. Håll det gärna kort. Varför inte ha 30 eller 45 minuter som utgångspunkt och variera därifrån? Då kanske deltagare faktiskt hinner mellan möten och möten kan börja på tid.
3. Skriv upp de beslut som fattas, så att alla gemensamt kan se, innan mötet avslutas. Då minimerar man risken för att man har olika uppfattningar om vilka beslut som fattats. 

"Att leda effektiva möten" går den 12-13 december och ska ge kompetens för att bli en trygg och säker mötesledare, som väljer rätt mötesform för olika syften, som förbereder, leder och följer upp effektiva möten och som har förmåga att variera sina möten med olika metoder och verktyg. Läs mer här