Rese management, inte alltid en enkel resa

Våra resenärer påverkas denna vecka av den pågående strejken i Frankrike. För min del innebar det att en av VDs rådgivare som är från Frankrike inte kom med sitt plan från Lyon. Då han skulle delta i ett viktigt möte här i Lund idag kontaktade han mig för hjälp med att ordna ny bokning. Det är vid sådana här tillfällen som en assistent får utnyttja sin flexibilitet, en viktig del i en assistents verktygslåda.  För att ordna så att han kunde delta i mötet fick jag tillbringa kvällen med resebyråns ’after office’ service och boka om flyget. Då det inte fungerade från Lyon fick vi ändra resan med avgång från Geneve istället.

Med positiv inställning så går det mesta att lösa. Han deltog i mötet idag.

När min chef reser så gör jag en folder till honom inför hans resa, i foldern har jag dels en kort sammanställning av resan i ett dokument uppdelat per dag och med samtliga tider, i.e. flyg, möten etc.

Efter detta försättsblad lägger jag konfirmeringar för flyg och hotell tillsammans med kartor. Sedan kommer de dokument som behövs för bokade möten såsom agendor, talarlistor etc.

Förutom dessa dokument som jag skickar med på resan i foldern skriver jag in samtliga flygtider, taxi bokningar, hotell etc. direkt i Outlook, på det sättet finns allt tillgängligt elektroniskt både i dator och i mobil under resan. 

För framtida planering har jag påbörjade dokument foldrar för samtliga kommande resor och möten, dessa har jag har i en större folder i datumordning. Efterhand som bokningar blir konfirmerade och agendor skickade lägger jag in dem i respektive folder som slutligen blir färdig för överlämnande. Det är en enkel men effektiv metod för mig att hålla ordning och struktur och att ha kontroll.