Om bakning och Pivot tabeller

Jag älskar Excel. Jag vet att det kan låta kontroversiellt (nu pratar vi jobb :)), men jag skulle inte kunna klara mitt jobb utan Excel. Och min absoluta Excel-favorit är Pivot-tabeller. Det är en fantastisk funktion som gör det möjligt att arbeta med en databas: räkna olika variabler och sortera informationen på olika sätt.

När avnänder jag Pivot-funtionen? Först och främst, när jag jobbar med olika listor (t.ex. deltagarlistor för konferenser och större möten). Min chef brukar be mig att sortera deltagarinformationen på olika sätt: enligt direkt rapporteringslinje, enligt region, titel osv. Plus räkna antal deltagare i varje sorteringsgrupp. Och kanske ha alla deltagare inom gruppen i alfabetisk ordning, eller grupperat på region i gruppen, sorterat efter manager. Nu blir det komplicerat. Men det är just det det handlar om. En Pivot-tabell tar en mängd rådata, och gör det till en fin lista, med olika filter. Pivot gör sorteringsjobbet åt mig på en sekund, och min uppgift blir att organisera rådata på ett korrekt sätt.

Hur gör jag? Jag brukar ha två separata blad i Excel-filen: "basic info" och "participants list". I "basic info" matar jag in all information som jag behöver analysera. Om det är en deltagarlista, blir det namn, efternamn, titel, region, manager, telefonnummer osv. Sedan markerar jag dataområdet med musen, klickar på Insert, PivotTable, och voilà, ett blad med all data klar för sorteringen är skapat.

Här kommer en video-länk till en rätt bra beskrivning av hur man jobbar med Pivot tabeller. http://youtu.be/_LKOeDWsufc

Att skapa en Pivot-tabell är som att baka (för mig bakningen är kanske till och med svårare än Excel-grejer). Du måste ta exakta mått av alla ingredienser, mixa alla ingredienserna tillsammans i en skål (tydlig parallell med "basic info"), och en fin kaka blir klar om 30-40 min (i mitt fall blir det en Pivot-tabell på 5 min).

Vilka Excel-funktioner är era favoriter?

Elena Aylott

Dagens iPhone appar: Free RSS, Taxi Stockhom, Res i Stkhlm, Passbook och SAS-app, TED.