Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

Olika roller och flexibilitet

2014-08-28 Kristina Fagerholm

Har haft anledning att fundera över de olika roller vi Executive Assistants ofta har. Att assistera VD eller motsvarande är i regel "bara" en av många arbetsuppgifter. Själv är jag Travel Manager för AkzoNobel-företagen i Norden också och dessutom chef för vår receptionist och kontorets dagliga skötsel.

Att byta stol från medarbetare till chef är inte alltid helt lätt. Man tror att man har mycket erfarenhet av att vara medarbetare och att det ska räcka, men att utgå ifrån sig själv är inte alltid tillräckligt. Alla är olika och alla behöver olika saker, blir engagerade av olika saker och presterar bäst under kanske helt andra förutsättningar än man själv. Det spelar ingen roll hur många chefsutbildningar man gått, det kommer alltid ner till en verklighet.

Som travel manager har jag ett nätverk med representanter för våra olika bolag och de orter vi finns representerade på. Ibland ställs man inför problemet med att ,man måste få saker gjorda, få ut information eller något annat som kräver en viss tidsåtgång, av någon i nätverket. Men när man inte är någons chef kan man ju inte prioritera. Det samma gäller ju egentligen alla arbetsgrupper man är samordnare av men inte chef för. Oftast fungerar det dock bra och ja, jag har gått kursen "Att leda utan att vara chef" också! 

Alla dessa olika roller kräver en stor flexibilitet. Flexibilitet krävs också när man ofta byter chef. Själv är jag inne på min tredje VD på fem år! Alla kanonbra, men helt olika. Framför allt arbetar de på väldigt olika sätt. Från behöver hjälp med allt till gör det mesta själv. Jag tycker det är utmanande och spännande att lära känna en ny person och dennes sätt att jobba. Även om jag ibland tänkt att det skulle vara roligt att fortsätta jobba för en viss person när man hittat rätta formerna för samarbetet.

En VD bad mig boka ett möte med hans nya sekreterare så att överföringen skulle gå smidigt och så att de kunde jobba på liknande sätt. Efter det har jag själv kontaktat mina nya chefers tidigare assistent för att höra hur de har jobbat tillsammans, om det är något man behöver veta för att göra övergången så smidig som möjligt för både mig själv och chefen.

Jag tycker det har fungerat väldigt bra. Man har överlämningar och introduktionsprogram, men glömmer kanske ibland bort den (viktigaste) biten, hur man jobbar tillsammans med sin assistent.