Mål och vision - vart är vi på väg?

I kväll går vi på EUMA:s höstseminarium i Stockholm! Du kommer väl?

Ämnet är ”Bli mästare på utvecklingssamtal – hur man sätter mätbara mål för executive assistants”. Det kommer att bli väldigt intressant och lärorikt! Att sätta mål i ett jobb som vårt är verkligen inte lätt. Det handlar ofta om strävansmål och inriktningsmål tycker jag. Och hur följer man upp det på ett vettigt sätt?

Att synliggöra sitt arbete och sin arbetsinsats är viktigt! Assistentjobbet är ofta osynligt för andra än chefen, och något som bara görs. Krav ställs ibland inte särskilt specifikt, och mycket av vårt arbete ”ska bara göras” utan planering eller uppföljning. Genom att synliggöra och själv fundera kring dessa frågor kan du få en möjlighet att själv utveckla rollen till det du vill. Få möjlighet att välja inriktning, och det är bra mycket trevligare än att få arbetsuppgifter ålagda sig.

Vi är ofta den där någon. Som fångar bollar som faller. Som fixar, ordnar och ser till att allt flyter smidigt. Alla sådana uppgifter vinner också på att lyftas upp. Tydliggör att även det lilla i sammanhanget är en viktig del av helheten. Jag fick en gång i ett samtal med en chef bevis på just det; han önskade sig en person som både kan vara med och diskutera verksamhetens mål och uppgifter, se helheten i organisatoriska frågor, självständigt bedöma mötesförfrågningar OCH se till att det finns kaffe klart när besökare kom till kontoret. Värt att tänka på. (Och det betyder inte nödvändigtvis att det är just jag som kokar själva kaffet… ;-) )

Jag har några kollegor som har löst en del av problemet med osynlighet genom att göra en ”årsredovisning” om sitt arbete. På ett lätt och överskådligt sätt beskriva vad som hänt under året som gått. Vilka projekt man jobbat med, vilka särskilda händelser som betytt något, vad man utvecklat i sitt arbete. Stor som smått, självklart med mer fokus på stort. Men att även visa på att det dagliga småfixandet finns och betyder något.

Att själv försöka skriva en arbetsbeskrivning mer i detalj är också en bra sak. Att ta med alla de olika saker man faktiskt gör. Anteckna ALLT du gör under en vecka och hur lång tid det tar, så får du ett hum om hur det förhåller sig. Gör du rätt saker? Gör du saker på rätt sätt? Finns det andra som kan göra en del? Finns det annat du kan göra? Allt med fokus på målet. Som i vår roll oftast på olika sätt handlar om att stötta chefen och organisationen. Det jag gör, ska i slutändan betyda att min chef får det stöd hen behöver och kan styra och leda organisationen på ett bra sätt.

Administrationen ökar i samhället, det är nog alla överens om. Men antalet administratörer minskar. Organisationer trycker ut de administrativa uppgifterna i kärnverksamheten där den belastar personer som inte är proffs. Alla ska kunna själv. Anders Ivarsson Westerberg på Södertörns högskola bedriver forskning kring just detta och kommer inom kort utmed en rapport ”Administrationssamhället”. Intressant forskning som främst tar avstamp i offentlig sektor, där lärare och läkare är väldigt tydliga exempel på problemområden. Men mycket är helt applicerbart på administration i stort.

Intressant på liknande tema är boken ”Jävla skitsystem!”, som handlar om hur vi tror att datasystem ska lösa våra problem, men att de ibland kanske skapar fler problem än de löser.
:-)