Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

Kommunikation och nätverk på kontoret

2014-06-24 Karin Hélène

På ESS är vi ett antal assistenter, Team Assistants, Personal Assistants och Executive Assistants. 

Vi har bildat ett bra nätverk på kontoret och hjälper varandra med att både ordna möten,vikariera och dela erfarenheter. Vi försöker träffas regelbundet, alla som kan, på gemensamma luncher. Stämningen är positiv och gruppen är öppen och lätt att fråga om man skulle behöva råd och tips.

Inför framtiden tittar vi på att försöka ordna gemensamma utbildningar. Vi har redan påbörjat intern utbildning med personal från vår IT avdelning, allt detta känns spännande då vi är en ny organisation och kan sätta de ramar för framtiden som vi känner passar just oss.

Vi har gemensamma foldrar nu i semestertider för semesterlistor så att våra chefer vet att de kan vända sig till den assistent som är på plats för att få hjälp.  Vi är organisatoriskt uppdelade på divisions och management nivå.  Idag var t.ex. en av direktörernas PA på semester och då ordnade vi andra allt det praktiska för deras ledningsgruppsmöte. För egen del känns det tryggt att känna att när jag är borta så finns det kunniga, duktiga och hjälpsamma personer som tar mitt jobb på allvar och ser till att det fungerar. Och det bästa av allt är att när man frågar får man inte bara ett positivt svar utan flera.

Jag har arbetat på organisationer där jag i princip varit ”on call” hela sommaren och således inte

På besök på ESS

haft någon som kunnat ställa upp och vikariera för mig när jag haft semester.Det fungerar även det men jag föredrar hur det fungerar idag. 

På ESS diskuteras email management aktivt. Vi försöker att i möjligaste mån undvika att skicka email över helger och semester och kommit överens om att det undviks i största möjligaste mån. Jag har pratat ihop mig med min chef och vi har hittat ett sätt att jobba där det är ok att skicka email men vi behöver inte svara förrän nästa arbetsdag. Om det är brådskande så flaggar vi för det genom att skicka sms. På så sätt så har vi lagt valet hos oss själva huruvida vi vill svara eller inte. 

Jag tror på att sätta regler och jag tror också på individens eget val, att göra det som fungerar bäst. Min chef och jag har en löpande dialog och har kommit fram till vad som fungerar bäst för oss.

Eftersom organisationen utvecklas dynamiskt så är det viktigt att ha en tät kommunikation om dagens samt framtidens förväntade kommunikations behov.