Keep It Short and Simple

Så var det redan onsdag, dagarna går fort.  Här på kontoret har arbetet inte avstannat utan snarare ökat farten inför semestern. Några viktiga besök ska genomföras och beslut skall tas innan först norra Europa och sedan södra Europa tar semester. Märker på vägarna här i Skåne att i Sverige är det redan semester tider och skolor har stängt för sommaren, det är lugnt och skönt att pendla.

Vår organisation har 17 medlemsländer i Europa och arbetar gentemot både ministerier och organisationer i vart och ett av dessa länder vilket gör det intressant med koordineringen. 

Idag har min chef varit i Spanien och talat på en konferens, han flög dit igår kväll, deltog i officiell middag, höll tal på morgonen och flyger åter idag. Imorgon är det internationellt besök i Lund och på fredag flyger han till USA – som sagt fullfart. 

När min chef inte har möjlighet att själv kontrollera inkommande email har vi utarbetat ett system som ska underlätta för honom med hanteringen av email. 

När han sitter i möten eller på flyg så går jag igenom inkommande mail, flaggar de som behöver besvaras, svarar på de jag kan och bockar av. Då vet han när han får tillgång till mailen igen vad som ska prioriteras, vad som behöver besvaras och vad jag redan har åtgärdat. Hittills har det varit tillräckligt och fungerar i sin enkelhet utmärkt.

Mycket av vårt arbete sker just via email korrespondens och även sms i de länder där internet inte är helt pålitligt. Jag har fått lära mig att skriva kort och endast det nödvändigaste. För mig är det ett nytt sätt att arbeta på som jag börjar uppskatta mer och mer.

Det sättet att arbeta på är nog en del av vad Företagsuniversitetets lärare ville förmedla till oss assistenter som gick kursen Executive Assistant Master, när de lärde oss begreppet - KISS: Keep It Shortand Simple