Full fart igen!

Det går mot slutet av augusti och på kontoret är det verkligen full fart igen! Sommaren var härlig, men just nu känns det som om den gick väldigt fort! Eumalia (eller EUMAlia som jag gärna skulle vilja kalla henne) har semestrat i Skåne, men är på plats här hos mig nu.

Precis efter sommar och semester är det ju tid för planering. Det är ju verkligen något som vi Executive Assistants måste vara bra på och ÄR bra på. Alla verkar vi skriva listor i olika former. Själv kör jag post-it-lappar för mest akut, listor för allt annat som ska göras och inte glömmas bort. Listorna skriver jag i en helt vanlig anteckningsbok och går igenom en gång i veckan, vanligtvis på fredag eftermiddag. Som vi alla vet så händer det ju saker hela tiden, så oftast blir det någon uppdatering och omprioritering under veckan.

Jag har med en del av min chefer också haft avstämningsmöten på måndag förmiddag. Men eftersom de alla har varit på resande fot väldigt mycket, så tenderade det att rinna ut i sanden, även om ingen ville det. Bättre då att boka in en tid i chefens kalender när han/hon är tillbaka på kontoret. Det tycker jag fungerar alldeles utmärkt och man har sin avtalade tid, likaväl som alla andra, inlagd i kalendern.

När han (mina har varit han) är på kontoret så stämmer vi av oftare. Jag brukar samla ihop det jag vill ta upp och ta det vid behov, men helst inte mer än en gång om dagen för att inte avbryta hela tiden.

Jag har också ett hängmappssystem med mappar numrerade 1-31. Där lägger jag resplaner, mötesanteckningar, planeringsmaterial, biljetter  etc på det datum det avser. Dels vet chefen om systemet och kan hitta sina dokument om jag inte skulle vara på plats, dels vet min ersättare om det. Här lägger jag även mitt eget planeringsmaterial för t ex en konferens eller en ledningsgruppsresa när jag inte jobbar med det hela tiden. Det som är aktuellt för dagen vill jag nog gärna ha i en hög på skrivbordet.