Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Executive Assistants

En dag full av möten

2014-08-27 Kristina Fagerholm

Eumalia tar en paus och beundrar utsikten från mitt fönster

Idag har varit en sån där dag full av möten. Frukostmöte, möte med ny flygbolagsrepresentant, möte med administratörerna, möte om reseförsäkring och information på intranätet och sen en trevlig after work på det! Tiden bara rusar och man känner att man inte får någonting gjort. Eller som en kollega berättade attt hans dotter hade sagt - "Pappa, jobbar du aldrig på ditt jobb, du är ju bara på möten".

Och ändå är det ju just det man gör - jobbar och får egentligen massor gjort även om det inte känns så just då. 

Webb- och telefonmöten i all ära men inget kan ersätta det personliga mötet. I min roll som travel manager så tycker jag att det är extremt viktigt att ha goda relationer med olika leverantörsrepresentanter. Dels ökar det ju förståelsen mellan de olika parterna, dels kan det ju skapa en genväg som kan användas vid behov/problem och framförallt är det ju till ömsesidig nytta att man känner varandra och varandras bolag. Under senaste veckan har jag presenterat vårt bolag för tre olika leverantörer, två nya och en som inte hade fått någon uppdatering på tre år. Mycket väl mottaget och jag förstod att det inte alltid är så att de får presentationer av sina kunder på det sättet.

En annan sak som jag tycker är mycket viktigt och som jag jobbat med på olika avdelningar och arbetsplatser under alla år, är interna administratörsnätverk. Vi brukar träffas ungefär en gång i månaden för att uppdatera varandra om pågående aktiviteter och möten, jobba med gemensamma projekt t.ex. administrativa rutiner, gå igenom kalendrarna så att vi inte alla är borta samtidigt. Sätten vi har samarbetat på har varierat genom åren beroende på vilken typ av arbetsplats jag varit på. Sedan fem år sitter jag på vårt huvudkontor och här har vi alla väldigt olika och specifika arbetsuppgifter - en är i HR-organisationen, en på den legala enheten osv. Då är det viktigt att man uppdaterar varandra om vad de olika avdelningarna har aktuellt och självklart jobbar med gemensamma rutiner för kontoret och liknande. Men det fungerar inte att dela eller hjälpa varandra med arbetsuppgifter som man kan göra om man sitter på samma avdelning.

Jobbar alla på samma avdelning så har jag jobbat mycket mer med olika projekt för att t. ex. effektivisera arbetet, interna utbildningar i t. ex rapportskrivning eller resebokning, besparingsprojekt m.m. För ett tiotal år sedan hade vi stora neddragningar och minskade bl. a. antalet administatörer med hälften. Vi drev då ett antal projekt för att få medarbetarna att göra fler saker själva. Vi hade information och utbildningar och lärde dem hur de skulle jobba med olika system och bokningar eftersom de administratörer som var kvar inte skulle ha tid att hjälpa dem på samma sätt. Från början var alla självklart skeptiska, men när vi ett tag efter genomförandet gjorde en enkel enkät fick vi väldigt positiva svar.

Det viktiga är att mötas, skapa förståelse och kommunicera.