E-mail bra men papper bäst!

Den här veckan är Eumalia och besöker mig i Luleå och undersöker hur det är att vara executive assistant inom den offentliga sektorn. Oavsett om man arbetar inom privat eller offentlig sektor, inom en stor eller liten organisation eller har en eller flera chefer finns det en sak alla executive assistans har gemensamt - vi måste vara organiserade och strukturerade och hitta ett arbetssätt som fungerar både för oss och för chefen (eller i mitt fall, cheferna)! Under en arbetsdag är det många mail, brev, frågor, skrivelser, inbjudningar, telefonsamtal m.m. som ska hanteras och många gånger måste chefen kopplas in för svar och kommentarer. Hur hanterar man då det, för att ingenting viktigt ska falla mellan stolarna? Jag använder en hederlig, gammal plastmapp där jag lägger i sådant som chefen ska svara på och som jag sedan lämnar på hans kontorsstol i slutet av dagen eller dagen innan chefen är tillbaka från sin tjänsteresa. När jag får tillbaka mappen vet jag att allting jag har lagt i mappen kommer tillbaka med svar på, jag kan åtgärda det som behöver åtgärdas och på så sätt missar jag ingenting viktigt! Jag behöver inte heller störa chefen med hundra frågor per dag, eller vara orolig över att exempelvis ett viktigt mail inte har blivit hanterat. Naturligtvis, är det frågor där jag behöver jag få ett snabbt svar så kontaktar jag chefen direkt. Men det är ju givet ... Hur gör ni andra, och speciellt ni som har chefer som inte är stationerade på samma ort som er?