Depåstopp!

Hej där!  

Så kom hon äntligen, med Postens trygga brevbärare, Eumalia Swedsson har tagit sig till Malmö, krupit ur det stora kuvertet för att vara med mig en vecka. Hon gör ett sånt där depåstopp som dom har i rallyvärlden ni vet. Stannar ett tag, tar till sig lite information och vilar upp sig, och sen rusar hon vidare. Nästa vecka är hon på annat håll i Sverige och samlar in bra trix och fix i vardagen hos oss assistenter. Bloggen är tänkt att ge dig lite info om hur vi andra jobbar, dela erfarenhet på ett nytt sätt.

Det är där med depåstopp känner ni säkert igen. Chefen är ute och reser,  kommer in någon dag (eller kanske bara några timmar)  tömmer väskan, delar med sig av information, ger lite instruktioner, packar väskan och  Wwwrrroooommmm..... iväg igen !  

Vi har det så just nu - jag och min chef. Intensiva veckor väntar och inte blir det bättre egentligen av att arbetsdagarna krymper pga långhelgerna, men så är det för alla. Då gäller det verkligen att hitta sätt att utväxla info på effektivt sätt, se till att allt material är klart, fokusera på rätt saker och prioritera hårt. 

Kan inte säga att jag är bäst i världen men några effektiva sätt har jag genom året hittat som passar mig och min chef. Min chef tycker om papper :)

Tickler file  eller hängmappar som jag kallar dom.   Jag har numrerat hängmappar från 1 till 31, och även satt alla årets månader på ytterligare 12.  Mapparna med 1 till 31 sitter längst fram i hängmappsramen och januari, februari etc hänger bakom.  Allt mötesmaterial som jag vet chefen skall ha på sina resor, inkluderat reseplanen från AMEX som han också vill ha utprintad, lägger jag i plastmappar. 1 mapp för mötet, 1 mapp för resa etc.  Sen arkiverar jag dessa mappar på rätt datum på innevarande månad eller i nästkommande månads mapp.  När sen chefen rusar in på kontoret som en Ferrari för ett kort depåstopp, så rycker jag min mapp och lämnar över de datumen som nästa resa gäller.

Lite trixigare är det att prioritera rätt frågor när man bara har några minuter till avstämning. Hoppas jag kan få tips av någon när Eumalia kommer att fräsa land och rike runt och göra sina depåstopp :)

Vi hörs snart igen hälsar Eumalia o jag

/Lillemor