Den magiska pärmen

Hur förbereder ni er chef för en affärsresa? Vilket material samlar ni in och hur paketerar ni det hela? Det måste vara väldigt individuellt, beroende på chefens preferenser.

Eftersom detta ämne var högt aktuell för mig igår, tänkte jag berätta hur jag brukar göra.

När jag började jobba, kom min chef och jag överens, att när han åker iväg, ska målet med materialet vara ÖVERDRIVEN TYDLIGHET. Visst förbereder vi resan på förhand och har kontinuerliga avstämningar. Samtidigt vet vi aldrig vad som kan dyka upp sista minuten innan han ska åka iväg. Därför utformar jag materialet på så sätt, att även om vi inte hinner prata, skulle han kunna ta det med sig, öppna på flygplanet, läsa och få hela bilden med all nödvändig information. Vi kallar det för briefingbok.

Och här kommer paketeringen. Jag måste erkänna att här kör vi inga appar eller någon annan avancerat digitalteknik för dokument. Jag använder den gamla hederliga offertpärmen. Vet ni, en sådan med en transparent framsida. Till den tillkommer nummerregister för olika kapitlar i briefingboken. Inget revolutionerande, men super-effektivt!

Uplägget för briefingbok/pärmen ska följa logiken för hela resan.

1. Utskrift av flygbiljetter (vi kör Passbook-app också, men i några länder, som Indien eller Vietnam, måste man ha utskriften på biljetten för att få komma in i flygplatsen).

2. Innehållsförteckning för briefingboken - en sida där all material som ingår i boken är listat.

3. Bekräftelse för hotellbokning.

4. Praktisk information om flygtransporter med namn och telefonnummer till kontaktpersonerna. Telefonnummer brukar jag lägga in i chefens kontaktlista på iPhone, så att han kan snabbt hitta namnet och ringa direkt i fall det behövs.

5. Agenda för resan. Varför kommer den först här? Ja, flygbiljetter och transferinfo kan han behöva ta ut ur pärmen för att t.ex. visa på flygplatsen. Därför är det viktigt för oss att ha dem först i pärmen och lätt tillgänliga. Hur ser agendan ut beror på hur lång och komplicerad varje resa är. Om det är några dagar fyllda med olika aktiviteter, gör jag en tabell i Excel med överblick över hela programmet. Om det är en enklare trip, kör jag en vanlig standard programformat, dag för dag, timme för timme. Denna agenda finns också i min chef Outlook-kalender synkat med telefonen. Tyvärr kan telefonen laddas ur och datorn krångla. Papperkopian känns fortfarande säkrare att ha med sig ute på fältet.

6. Bilagor enligt agendan. Här brukar jag lägga in talmanus, utskrift på PowerPoint presentationer, Q&A för intervjuer med media och andra relevanta dokument. Ibland känns det att varje steg ska ha underlag. Men det är värt det och underlättar för chefen enormt.

7. Support för personliga möten. Jag har det som tumregel att alltid förbereda bakgrundsinfo med bilder för alla externa personer som min chef ska träffa på resan. Kort CV och bild (det är alltid bra att känna igen personen vid ett möte). Lättast är det att Googla (då kommer det upp i fall personen i frågan är aktuell i medier) eller kolla på LinkedIn. När det gäller interna besök till regionala kontor, brukar vi alltid ha organisationsschema med, inkl. namn och bilder, så att man kan hälsa och addressera alla som man träffar personligen.

Bilden på gårdagens pärm finns i början av inlägget. Med Eumalia förstås. Allt är strukturerat och tydligt. Eftersom jag har jobbat så mycket med materialet, känns det också tryggt för mig - jag kan varenda programpunkten ur pärmen och kan snabbt svara på frågan om telefonen ringer. Ibland skrattar min chef åt mig att jag är av en kontrolerande typ. Better safe, than sorry, ni vet. En sådan liten pärm, men funkar som ren magi!

Elena Aylott

P.S. Har inte hunnit med några appar idag, förutom Free RSS och FB.