Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Dagen är galen, men kvällen är helig

2014-05-20 Elena Aylott

Så typiskt! Vad jag har längtat efter måndagen för att börja skriva denna blogg. Och vad hände idag? Jag kom till jobbet, satte på datorn, hämtade en kopp kaffe, och sedan började det. Telefon, mail, möte (ad-hoc), telefon igen, massa mail igen i pausen mellan mötena, möte igen (planerat), avstämningen med chefen och telefon. Sedan kommer ni att skratta - taxi till bostadsrättsföreningensstämma (jag hatar att komma för sent), mail via iPhone i taxi, möte igen (inte jobb den här gången :)). Efter det blev det en snabb visning av lokaler på hotellet där stämman ägde rum (blev imponerad av First Hotel Royal Star i Älvsjö, super mysiga konferensrum med stora fönster), och sedan hem. Och nej, jag är inte alls stressad (jag skriver det utan sarkasm och inte på skämt). Det här är min vanliga dag (det händer inte varje dag, förstås, men väldigt ofta). Jag är säker att ni, Executive Assistants, känner igen detta. Helt galet? Kanske lite, men spännande, roligt, dynamiskt, utmanande och utvecklande jobb har vi!

Hur behåller jag lugnet och strukturen när dagen är galen. Min lösning är superenkel - nogrann planering på kvällen (måste hänga kvar från skoltiden :)). När barnen har lagt sig och det blir lugnare hemma, tar jag en kopp te, sätter på datorn, öppnar kalendern (chefens och min egen) och tar fram min älskade svarta anteckningsblock. Jag går igenom min "att-göra"-lista, strycker bort allt som är gjort, lägger till nya uppgifter. En gammal vana är att åtgärda saker som kräver bara en liten insats, som om t.ex. att skicka ett kort mail (bekräfta deltagande, ställa en fråga etc.), på en gång. Då vet jag att det är gjort och jag kan sluta ha det i huvudet. Beroende på vem som är min mottagare, använder jag "Delay Delivery" inställning på e-mail rätt flitigt (finns i Options), särskilt när mejlet går externt. Det betyder att jag kan skjuta upp leveransen av mejlet till ett visst klockslag. Då behöver man inte stressa folk med mejlandet sent på kvällen. Min planering  tar inte längre än 10-15 min på kvällen, men huvudet blir klart, jag får kontrol över situationen, jag har räknat ut alla möjliga och omöjliga ad-hoc scenarier som kan hända nästa morgon. Detta hjälper mig enormt, att veta att jag inte kommer att ligga efter när dagen blir galen.

Och vad gör ni? Hur hanterar ni non-stop dagarna? Lämna gärna era kommentarer nedan.

Här kommer lite bevis på hur Eumalia och jag hade det igår kväll och idag :).

Dagen

Elena Aylott

P.S. iPhone appar jag använde idag (FB, Insta, Twitter och LinkedIn är alltid inkluderade): Week Cal, Lync 2013, Aktier, Free RSS, WhatsApp, WorldMate, Kartor, Taxi Stockholm, CWL to go, hitta.se, Nordea Mobilbanken.