Kontakta oss direkt på telefon 08-600 62 00

Företagsuniversitetets blogg inom ekonomi

Controller 2017 med fokus på kommunikation

2017-05-18 Lotta Eriksson
Fotografiskas frukost

Onsdagen den 17 maj var det dags för Controller 2017 i Stockholm. Deltagarna, som kom från när och fjärran, möttes av Fotografiskas fina frukostsmörgåsar och yoghurt och därefter av ett sprudlande digitalt introduktionsnummer på de två stora skärmarna i konferenslokalen.

intro

Patrick Grimlund, moderator och värd, berättade litet om sitt arbete med TV-programmet Lyxfällan innan han bjöd upp Jan Lindvall på scenen. Jan är docent vid Företagsekonomiska institutionen vid Uppsala universitet och har bland annat skrivit flera böcker om controller-rollen. Nu tog han tillfället i akt att prata om hur controllerrollen måste ta sikte på framtiden och utvecklas i takt med tidens tand.

Jan_Lindvall1

– Det är inte en revolution, utan en evolution på gång, underströk han, och informerade om den pågående och framtida digitaliseringen och robotiseringen. Han berättade att controllerns förmågor i framtiden därför måste anpassas efter detta och kombinera såväl hårda som mjuka värden. Framtidens controller behöver exempelvis vara bra på komplex problemlösning, kritiskt tänkande, vara kreativa och självgående och dessutom bra på att samarbeta. Dessutom måste de ha någon form av serviceorientering, vara redo att kompromissa och framför allt vara flexibla.

Använd liknelser och tänk på vem du ska informera
– Det som slår mig är hur brett controlleryrket är och att man måste bli både bredare och mjukare i framtiden för att man ska sticka ut i mängden, kommenterade Patrick Grimlund. Han lämnade sedan över ordet till retorikexperten David Loid, som gav en rad tips om hur man kommunicerar ekonomiska begrepp och sammanhang för de som inte är ekonomer i organisationen.

Han underströk bland annat vikten av att bygga förtroende över tid. Han menade att ekonomer generellt är väldigt duktiga på fakta och statistik men kanske inte lika bra på att göra liknelser för att få andra att förstå.

– Liknelser öppnar upp för att bygga förtroende, tipsade han och gav själv exempel på just detta i flera liknelser, som många kände igen sig i.

David_Loid3

Enligt David Loid är det också viktigt att förstå skillnaden mellan individualister och kollektivister och att anpassa sin kommunikation därefter, för att få folk att förstå vad man vill förmedla.
– Aggregerad information behövs för att skapa förändring och detaljerad information för att skapa förståelse, underströk han.

Enligt hans sätt att se är ekonomens nya roll att hjälpa mottagarna att sammanställa, förstå och bearbeta ekonomisk information.

"Tänk som brottslingen"
– Man måste ta risker för att tjäna pengar. Det poängterade Ulf Rönndahl. Men – inte nog med det; man måste framför allt identifiera och förstå vad som är skyddsvärt i företaget och inse att risker är färskvara!

Ulf_R

Ulf Rönndahl, som tidigare bland annat varit säkerhetschef/risk manager på Telenor, informerade under sin högintressanta och relevanta programpunkt om hur man kan identifiera och upptäcka intern brottslighet, underströk vikten av bakgrundskontroller vid rekrytering av nyckelpersoner, särskilt av alla med hög attesträtt och förklarade också riskerna och kostnaderna med ett skadat varumärke.

Dessutom beskrev han projektet ”tänka som tjuven”, där 20 medarbetare på olika nivåer intervjuades om vilka svagheter de kände till i företagets processer. Utifrån svaren kunde ”hålen” i systemen identifieras och kvantifieras – och dessutom täppas igen.

– Gör noggranna analyser av de incidenter som inträffar, så att ni hittar de bakomliggande orsakerna och gör riskbedömningar över vilka funktioner som kan vara en hög riskgrupp. Det är bland annat där det finns störst möjligheter att begå interna brott, exempelvis inköpsfunktioner, funktioner som hanterar utbetalningar, belöningssystem i säljorganisationer och funktioner där betalningar sker till tredje man, konstaterade han.

Lyssna och fira - gasa och bromsa!
Efter lunch – särskilt när den är så god som den är på Fotografiska - är det lätt att hamna i ”paltkoma”. Det fanns dock ingen möjlighet till det denna dag, eftersom Apoteket Kronans financial controller och redovisningschef Leila Karchaoui äntrade scenen med energi och inspiration som heter duga! Hon framhöll vikten av att ha och känna arbetsglädje och ändå nå resultat.

– Det är till exempel viktigt att som controller lyssna noga, för att veta vad som behövs och vad vi behöver jobba med! Så aktivera ert lyssnade! uppmanade hon.

Leila4

Några av hennes andra råd var:
* Se till att du vet vad som förväntas av dig.
* Var exceptionell! Tankar går inte att mäta, det gör handlingar!
* Hitta era "happy pills" - alltså det i vardagen som ger er energi
* Säg nej till gnällkulturen på ert arbete
* Hantera frustrationer, de kan skapa resultat.

Leila3

Enligt Leila är ”skillnaden som gör skillnad” reflektion. Därför tipsade hon om att boka in reflektionstid i kalendern. Och ett annat nyttigt råd var; ”FIRA MER!”

– Det kan vara allt från high-fives till lyxiga konferenser – det behöver inte kosta mycket, utan det handlar om att lämna en känsla hos människor. Då utsöndras dopamin och det ger bättre minne, gör att man blir mer kreativ och då får vi bättre produktivitet på vårt arbete.

– Gör alltså det där lilla extra som controller varje dag för att få hundra procent supernöjda medarbetare och fira allt som går att fira! avslutade hon sin inspirerande och tänkvärda föreläsning.

Verksamhetsstyrning och nyckeltal
Simon Falk, CFO på Mr Green gav sedan - i ett samtal med Patrick Grimlund - sin syn på verksamhetsstyrning;

Jag tror på få begripliga nyckeltal kopplade till försäljning, som kan mätas dagligen. Sedan vill jag gärna att de går att bryta ner i en underliggande trädstruktur, sade han bland annat.

Simon3

Simon Falk underströk också att han tror på att ”benchmarka” nyckeltal mot varandra - men mer på månadsbasis

– I samband med månadsbokslut tror jag på sedvanlig analys av kostnadsposter och resultatet. Jag tycker också om att titta på olika resultatmått och att dela kostnadsposter med intäkter till nyckeltal. Ofta kan man hitta konstigheter när man gör det. Jag vill också ha korta aktionorienterade kommentarer från verksamheten och ansvariga.

Simon Falk beskrev även den två år långa resan att börsnotera Mr Green.

Det är mycket arbete kring rutiner, compliance, policys, ordning och reda. Det tar också mycket tid att ta fram ett prospekt som beskriver bolaget, risker, marknaden, finansiell data över flera år, kommentarer och annat, berättade han.

Styrning med rullande prognoser
Bengt Vernerson, som bland annat ingått i ett examensarbete från Lunds Universitetet kring "Styrning med rullande prognoser", slog i sin föreläsning fast att man aldrig vill göra något annat om man väl börjar med rullande prognoser.

Höganäs är en världsledande tillverkare av metallpulver med kunder i 75 olika länder och valde i slutet av 2008 att lämna den traditionella budgeten för att i stället gå över till rullande prognoser. Den främsta anledningen var att mycket tid lades ned på att göra en budget som snabbt blev inaktuell.

Beng1

Bengt Vernerson, som är Senior Group Business Controller, beskrev varför skiftet skedde, hur det gick till och vad det har lett till;

– Vi valde att vara modiga och gå över till rullande prognoser, eftersom vi såg så stora nackdelar med att jobba med budget.

Bland nackdelarna nämnde han gammal data, onödiga detaljer och tidskrävande processer.
– Rullande prognoser ger en mer dynamisk styrning som dessutom är uppdaterad hela tiden, poängterade han.

Höganäs modell innehåller sex olika komponenter; mål, strategi, ”targets”, planering, prognoser och rapportering. Målen är långsiktiga och övergripande för hela organisationen. Strategin, som sträcker sig tre år framåt och uppdateras årligen, fokuserar främst på hur målen ska uppfyllas.

Bland fördelarna som Bengt Vernerson nämner finns att kommunikationen och samarbetet inom företaget förbättrats och att medarbetarna har en bättre uppfattning om vad som händer och hur framtiden ser ut.

Bengt3

– I dag är vi snabbare, mer flexibla och förstår verksamheten bättre, summerade han - och blev livligt uppvaktad av intresserade och nyfikna åhörare, efter sin föreläsning.

Den alltid fängslande kommunikationsexperten, coachen och krishanteraren, Elizabeth Kuylenstierna, bjöd avslutningsvis på fem väldigt inspirerande och konkreta verktyg för att bli ännu bättre på att hantera konflikter.

EK17

 
Hon tipsade bland annat om att själv ta initiativ för att reda ut konflikter och att vinna över sina rädslor och – kanske framför allt - förstå andras rädslor och behov av att bli sedda.

EK3

 

Med det passar vi på att tacka alla som kom till en heldag för controllers som innehöll lika delar kunskap, verktyg och inspiration! Hoppas vi ses igen, 2018!